Ký Nháy Là Gì? Quy Định Và Cách Ký Nháy Trên Hợp Đồng

Việc ký nháy trên các văn bản khi ban hành hiện nay không chỉ được các cơ quan Nhà nước sử dụng mà ở nhiều doanh nghiệp, cá nhân cũng áp dụng chữ ký này. Vậy chữ ký nháy là gì và các thông tin về chữ ký nháy sẽ được trình bày trong bài viết dưới đây của Văn Bản Kế Toán

1. Ký Nháy Là Gì? Chữ Ký Nháy Là Gì?

Ký nháy (ký tắt) hiện chưa có văn bản định nghĩa cụ thể nào nhưng có thể được hiểu là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm kiểm soát văn bản trước khi trình người ký chính thức khi đã được kiểm tra kỹ lưỡng về độ chính xác của nội dung, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Chữ ký nháy là chữ ký nằm ở cuối dòng của văn bản hay cuối đoạn của văn bản, một số chữ ký nháy xuất hiện ở cuối cùng của văn bản và cuối của mỗi trang văn bản. Trong các văn bản hành chính, chữ ký nháy xuất hiện bên cạnh chữ “Nơi nhận” nằm trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy không cần nhất thiết phải ký đầy đủ chữ ký như chữ ký thông thường của mình mà chỉ cần ký vắn tắt tại một số chỗ yêu cầu phải ký nháy.

Tham Khảo: Review Học kế toán ONLINE ở đâu chất lượng tốt nhất

2. Ký Nháy Để Làm Gì?

Ký nháy do người có trách nhiệm sẽ kiểm tra kiểm soát văn bản trước khi người có thẩm quyền ký, bởi người có thẩm quyền ký có nhiều công việc mà không thể kiểm soát được hết mà cần kiểm tra văn bản kỹ lưỡng trước khi ký. Vậy nên người được giao nhiệm vụ thể hiện việc mình kiểm tra thông qua việc ký nháy và để người có thẩm quyền ký chính thức sẽ yên tâm về văn bản mình ký.

Tuy nhiên không phải là có người ký nháy rồi thì người ký chính thức không cần phải kiểm tra nữa mà vẫn cần phải rà soát lại văn bản một lần nữa nhằm tránh được những sai phạm bởi người ký chính thức sẽ là người phải chịu trách nhiệm trực tiếp về văn bản mình đã ký ban hành.

3. Các Loại Ký Nháy

– Chữ ký nháy nằm ở phía dưới của từng trang văn bản:

+ Chữ ký nháy này để xác định tính liên mạch của văn bản, người ký nháy sẽ ký tại các văn bản mà mình soạn thảo hoặc do mình thực hiện kiểm tra nội dung. Chữ ký nháy ở dưới từng trang văn bản có công dụng giống như đóng dấu giáp lai.

+ Việc ký nháy ở từng trang của văn bản đối với các văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản đó. Người soạn thảo văn bản hay người kiểm tra nội dung có thể tránh trường hợp bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hay bớt một số nội dung trong những trang của văn bản.

– Chữ ký nháy chốt nội dung ở dòng cuối cùng của văn bản:

+ Chữ ký nháy này là do người soạn thảo văn bản thực hiện. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm có liên quan với nội dung văn bản.

– Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

+ Chữ ký nháy này là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, rà soát các lỗi chính tả hay kiểm tra lại nội dung trước khi tiến hành trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Quy Định Về Ký Nháy Văn Bản Mới Nhất

Hiện nay, chữ ký nháy chưa có quy định chính thức về thể thức trình bày cũng như hiệu lực trong một văn bản pháp luật. Vậy nên, chữ ký nháy của văn bản sẽ có giá trị để xác nhận người thực hiện soạn thảo văn bản và kiểm tra, rà soát văn bản đó, hay xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung của văn bản tại trang mình thực hiện ký nháy.

Trách nhiệm của người thực hiện ký nháy:

– Mỗi một cá nhân khi ký vào bất kỳ loại văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng vậy. Đơn vị nào thực hiện việc soạn thảo văn bản thì người đứng đầu của đơn vị đó sẽ thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ thực hiện soạn thảo văn bản, hoặc người được giao nhiệm vụ kiểm tra văn bản soạn thảo đó phải chịu trách nhiệm về độ chính xác về nội dung của văn bản trước khi tiến hành trình lên người có thẩm quyền ký chính thức để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.

– Người thực hiện kiểm tra văn bản lần cuối phải chịu trách nhiệm về độ chính xác trong các nội dung văn bản, thể thức của văn bản, kỹ năng trình bày văn bản, các lỗi chính tả của văn bản thực hiện ký nháy vào văn bản để chứng minh văn bản này đã được kiểm tra trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức, để tạo ra sự yên tâm cho người có thẩm quyền ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản.

– Ký nháy văn bản nhằm xác định đã có chủ thể đọc tiến hành kiểm tra văn bản để tránh trường hợp văn bản phải chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung văn bản.

Người ký nháy văn bản sẽ không cần phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà đó sẽ là trách nhiệm của người có thẩm quyền ký chính thức còn người ký nháy sẽ chỉ phải chịu trách nhiệm về vấn đề các lỗi văn bản như hình thức văn bản.

Tuy nhiên trong trường hợp người ký nháy thực hiện việc kiểm tra sơ sài không rà soát hết các lỗi, không tuân thủ theo trình tự pháp luật, không tận tâm mà gây ra hậu quả nghiêm trọng thì vẫn sẽ bị xử lý theo như quy định của pháp luật và cũng tùy thuộc vào mức độ vi phạm của văn bản đó mà hình thức xử lý sẽ khác nhau, có thể xử lý theo hình thức là cảnh cáo hoặc khiển trách trong cơ quan…

5. Cách Ký Nháy Trên Hợp Đồng

Chữ ký là chữ ký của người có thẩm quyền ở trên văn bản giấy hay chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người thực hiện như sau:

– Trong trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM vào phía trước tên của tập thể lãnh đạo hay cơ quan, tổ chức.

– Trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt Q ở phía trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trong trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt KT ở phía trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì tiến hành ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Trong trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL ở phía trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó.

– Trong trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt TUQ ở phía trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó.

Trên đây là những nội dung có liên quan đến chữ ký nháy, những quy định và cách ký nháy trên hợp đồng.

Xem thêm: