Điều Kiện Ghi Nhận Và Hạch Toán Tài Sản Cố Định

Tài sản cố định là yếu tố quan trọng phản ánh năng lực và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Ghi nhận đúng giúp xác định chính xác chi phí khấu hao, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế. Ngược lại, ghi nhận sai có thể dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính, bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Bài viết dưới đây của Văn bản kế toán sẽ Hướng dẫn chi tiết điều kiện ghi nhận, cách hạch toán và những lưu ý thực tế để kế toán ghi nhận TSCĐ đúng quy định và phục vụ tốt công tác quản trị tài chính doanh nghiệp.

I. Khái niệm và phân loại tài sản cố định

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 và 04, tài sản cố định (TSCĐ) là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất – kinh doanh và vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến khi hư hỏng hoặc thanh lý.

1. Phân loại tài sản cố định

• TSCĐ hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất như máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất…
• TSCĐ vô hình: Là tài sản không có hình thái vật chất nhưng mang lại lợi ích kinh tế lâu dài như phần mềm máy tính, quyền sử dụng đất có thời hạn, bản quyền, sáng chế, thương hiệu…
• TSCĐ thuê tài chính: Là tài sản doanh nghiệp đi thuê theo hợp đồng thuê tài chính, trong đó phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu được chuyển giao cho bên thuê.

Bài viết tham khảo: Lỗi Thường Gặp Khi Trích Khấu Hao Tài Sản Cố Định

2. Phân biệt TSCĐ với công cụ dụng cụ

• Kế toán cần phân biệt rõ giữa TSCĐ và công cụ dụng cụ (CCDC) để hạch toán đúng:
  TSCĐ có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm.
• CCDC thường có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn, được ghi nhận vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc phân bổ dần qua các kỳ.

Nhận diện và phân loại chính xác giúp kế toán trích khấu hao, phân bổ chi phí và trình bày báo cáo tài chính đúng quy định, tránh nhầm lẫn làm sai lệch kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bài viết tham khảo : Trường Hợp Nào Được Giảm Thuế GTGT Theo Quy Định Mới?

II. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định theo quy định hiện hành

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03, 04, một tài sản chỉ được ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ) khi đồng thời thỏa mãn bốn điều kiện sau:

• Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
• Nguyên giá của tài sản được xác định một cách đáng tin cậy, có đầy đủ chứng từ hợp pháp để ghi nhận.
• Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất – kinh doanh.
• Giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên (đối với mỗi tài sản riêng biệt).

Ví dụ thực tế

• Mua máy tính trị giá 25 triệu đồng: không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ, chỉ được hạch toán là công cụ dụng cụ và phân bổ dần chi phí.
• Mua xe nâng hàng trị giá 150 triệu đồng, sử dụng lâu dài: đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ hữu hình và được trích khấu hao theo quy định.

Lưu ý thêm

Đối với doanh nghiệp áp dụng Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS), giá trị ghi nhận TSCĐ có thể được xác định theo giá trị hợp lý (Fair Value) tại thời điểm ghi nhận, thay vì chỉ căn cứ vào nguyên giá ban đầu.

Việc xác định đúng điều kiện ghi nhận giúp kế toán phản ánh trung thực giá trị tài sản, tính đúng chi phí khấu hao, và tránh sai lệch trong báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.

III. Nguyên giá và phương pháp xác định nguyên giá tài sản cố định

Nguyên giá tài sản cố định (TSCĐ) là toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được tài sản tính đến thời điểm sẵn sàng đưa vào sử dụng. Việc xác định đúng nguyên giá là cơ sở quan trọng để tính khấu hao, ghi nhận chi phí và xác định giá trị còn lại của tài sản trên báo cáo tài chính.

1. Xác định nguyên giá TSCĐ theo nguồn hình thành

• TSCĐ mua sắm:

Nguyên giá bao gồm giá mua thực tế (sau khi trừ các khoản chiết khấu, giảm giá) cộng chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt, chạy thử, thuế không được hoàn lại, và các chi phí liên quan trực tiếp khác để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

• TSCĐ hình thành từ đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành:

Ghi nhận theo giá trị quyết toán công trình được duyệt, bao gồm toàn bộ chi phí xây dựng, chi phí lắp đặt, chi phí tư vấn, thiết kế, chi phí lãi vay phát sinh trong giai đoạn đầu tư (nếu đủ điều kiện vốn hóa).

• TSCĐ nhận điều chuyển, biếu tặng, hoặc góp vốn:

Nguyên giá xác định theo giá trị hợp lý tại thời điểm nhận hoặc theo giá đánh giá lại được các bên thỏa thuận, kèm theo hồ sơ chứng minh nguồn gốc và biên bản bàn giao.

TSCĐ tự sản xuất:

Ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung và các chi phí trực tiếp khác đến khi tài sản hoàn thành, sẵn sàng sử dụng.

TSCĐ thuê tài chính:

Ghi nhận theo giá trị hợp lý của tài sản thuê hoặc giá trị hiện tại của các khoản thuê phải trả, tùy giá trị nào thấp hơn.

Bài viết tham khảo: REVIEW Khóa Học Kế Toán Ngắn Hạn Tại TPHCM, Hà Nội Tốt Nhất

2. Lưu ý khi xác định nguyên giá

• Không bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí hành chính, chi phí đào tạo, quảng cáo hoặc các chi phí không trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào sử dụng.
• Nếu TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, chỉ được vốn hóa chi phí lãi vay trong giai đoạn xây dựng; các khoản lãi vay sau khi tài sản đã đưa vào sử dụng được hạch toán vào chi phí tài chính.
• Khi có phát sinh chi phí nâng cấp, mở rộng, cải tạo làm tăng công suất hoặc kéo dài thời gian sử dụng, phần chi phí này được cộng vào nguyên giá; ngược lại, chi phí sửa chữa thường xuyên ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ.
• Xác định nguyên giá đúng và đầy đủ giúp kế toán ghi nhận giá trị tài sản chính xác, phân bổ khấu hao hợp lý và đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài sản doanh nghiệp.

Bài viết tham khảo: Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Quy Định Về Chứng Từ Kế Toán Mới Nhất

IV. Hạch toán tài sản cố định

Hạch toán tài sản cố định (TSCĐ) là quá trình ghi nhận, theo dõi và phản ánh các biến động tăng – giảm, khấu hao và giá trị còn lại của tài sản trong sổ kế toán. Việc hạch toán đúng giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định về thuế, đặc biệt là chi phí khấu hao hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

1. Ghi nhận ban đầu khi mua hoặc hình thành TSCĐ

Khi TSCĐ được mua sắm, tự xây dựng hoặc nhận góp vốn, doanh nghiệp hạch toán:

• Nợ TK 211/213 – TSCĐ hữu hình hoặc vô hình
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111, 112, 331… – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc công nợ phải trả

Trường hợp nhận TSCĐ biếu tặng, góp vốn, điều chuyển, kế toán ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm nhận và phản ánh vào thu nhập khác hoặc vốn góp tương ứng.

2. Trích khấu hao hàng tháng

Hàng tháng, kế toán căn cứ vào thời gian sử dụng và nguyên giá để trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp quy định (thông thường là phương pháp đường thẳng).

• Nợ TK 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Mức khấu hao phải được tính và phân bổ phù hợp với công suất sử dụng thực tế và thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

3. Thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Khi TSCĐ được thanh lý hoặc nhượng bán, doanh nghiệp phải ghi giảm nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại chưa khấu hao hết)
• Có TK 211/213 – Nguyên giá TSCĐ

Khi ghi nhận khoản thu từ thanh lý, nhượng bán:

• Nợ TK 111, 112, 131 – Tiền thu hoặc công nợ
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Sau đó, kế toán xác định lãi hoặc lỗ từ việc thanh lý và phản ánh vào kết quả kinh doanh.

4. Hạch toán chi phí sửa chữa và nâng cấp TSCĐ

Chi phí sửa chữa thường xuyên: chỉ mang tính duy trì hoạt động bình thường của TSCĐ, ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ.

• Nợ TK 627, 641, 642
• Có TK 111, 112, 331…

Chi phí nâng cấp, cải tạo: làm tăng công suất, kéo dài thời gian sử dụng hoặc cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của tài sản, được cộng vào nguyên giá.

• Nợ TK 211/213
• Có TK 111, 112, 331…

Việc hạch toán chính xác từng nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ giúp kế toán phản ánh trung thực giá trị tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

V. Một số lưu ý và sai sót thường gặp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi khi ghi nhận và quản lý tài sản cố định (TSCĐ), dẫn đến sai lệch số liệu, chi phí khấu hao không hợp lệ hoặc bị loại khi quyết toán thuế. Kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định:

1. Phân biệt rõ giữa công cụ dụng cụ và tài sản cố định

Đây là lỗi phổ biến nhất. Một số tài sản có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn nhưng vẫn bị ghi nhận là TSCĐ, dẫn đến trích khấu hao sai.

TSCĐ: có giá trị ≥ 30 triệu đồng và thời gian sử dụng trên 1 năm.

Công cụ dụng cụ: giá trị nhỏ hơn, cần ghi nhận vào TK 153 và phân bổ dần vào chi phí.

2. Trích khấu hao không đúng thời điểm hoặc thời gian sử dụng

• Nhiều doanh nghiệp chậm bắt đầu trích khấu hao hoặc trích khi tài sản chưa đưa vào sử dụng, làm sai lệch chi phí kỳ kế toán.
• Cần xác định thời điểm bắt đầu khấu hao là khi TSCĐ đã hoàn thành, sẵn sàng sử dụng.
• Thời gian khấu hao phải phù hợp với khung thời gian quy định tại Phụ lục 1 Thông tư 45/2013/TT-BTC.

3. Không xử lý kịp thời khi tài sản thanh lý, mất mát hoặc hư hỏng

• Một số doanh nghiệp vẫn giữ nguyên giá trị tài sản trên sổ sách dù tài sản đã không còn sử dụng.
• Cần ghi giảm nguyên giá và hao mòn ngay khi có biên bản thanh lý, mất mát hoặc điều chuyển.
• Nếu có tổn thất, cần hạch toán chi phí khác và ghi nhận lãi/lỗ đúng quy định.

4. Thiếu hồ sơ pháp lý của tài sản

• TSCĐ phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc và giá trị, bao gồm: hóa đơn mua hàng, hợp đồng, biên bản bàn giao, quyết định đưa vào sử dụng, biên bản nghiệm thu và bảng tính khấu hao.
• Thiếu hồ sơ sẽ khiến chi phí khấu hao bị loại khi quyết toán thuế TNDN hoặc kiểm toán báo cáo tài chính.

5. Không cập nhật sổ theo dõi và quản lý TSCĐ

• Một số doanh nghiệp không mở Sổ chi tiết TSCĐ hoặc không theo dõi tăng – giảm theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Kế toán cần thường xuyên cập nhật sổ theo dõi, kiểm kê định kỳ để đảm bảo tính chính xác giữa sổ sách và thực tế.

Thực hiện đúng các quy định về ghi nhận, khấu hao và quản lý TSCĐ giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực giá trị tài sản, kiểm soát chi phí khấu hao hợp lý và giảm thiểu rủi ro thuế, đặc biệt trong giai đoạn thanh tra, kiểm toán hoặc quyết toán cuối năm.

Bài viết tham khảo : Những Lỗi Vi Phạm Về Hóa Đơn Thường Gặp & Cách Tránh Bị Phạt

VI. Hồ sơ quản lý và chứng từ bắt buộc của tài sản cố định

Hồ sơ tài sản cố định (TSCĐ) là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của tài sản khi kiểm toán, thanh tra thuế và trong công tác quản trị nội bộ. Việc lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ không chỉ đảm bảo minh bạch mà còn giúp kiểm soát hiệu quả quá trình sử dụng, khấu hao và thanh lý tài sản.

1. Các loại hồ sơ và chứng từ bắt buộc

• Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01 – TSCĐ): ghi nhận việc bàn giao tài sản từ nhà cung cấp hoặc bộ phận đầu tư cho bộ phận sử dụng, làm căn cứ ghi tăng TSCĐ.
• Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02 – TSCĐ): xác nhận tình trạng và giá trị còn lại của tài sản khi thanh lý, hủy bỏ hoặc điều chuyển.
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06 – TSCĐ): theo dõi mức khấu hao trích hàng tháng, làm cơ sở hạch toán chi phí.
• Sổ chi tiết và sổ tổng hợp tăng – giảm TSCĐ: phản ánh đầy đủ biến động của từng tài sản trong năm tài chính.
• Quyết định đưa tài sản vào sử dụng: văn bản nội bộ thể hiện việc phê duyệt và xác nhận thời điểm bắt đầu sử dụng TSCĐ.
• Hồ sơ gốc liên quan: bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, giấy tờ thanh toán.

2. Lưu ý khi quản lý và lưu trữ hồ sơ

• Hồ sơ phải được lưu trữ theo từng loại tài sản, đảm bảo dễ tra cứu và đối chiếu.
• Các chứng từ bản giấy cần được đóng dấu giáp lai, lưu tại phòng kế toán, còn bản mềm nên lưu trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống lưu trữ nội bộ.
• Định kỳ rà soát, đối chiếu giữa hồ sơ giấy và sổ kế toán để bảo đảm thông tin đồng nhất.

Một bộ hồ sơ TSCĐ đầy đủ và khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài sản mà còn là căn cứ bảo vệ chi phí khấu hao hợp lệ trong quá trình thanh tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Ghi nhận và hạch toán đúng tài sản cố định là bước quan trọng để doanh nghiệp phản ánh trung thực giá trị tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh. Việc tuân thủ đúng quy định về điều kiện ghi nhận, nguyên giá, khấu hao và hồ sơ chứng từ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính nội bộ.

Kế toán cần thường xuyên cập nhật quy định mới, rà soát lại hồ sơ và sổ sách TSCĐ để tránh sai sót và duy trì sự minh bạch trong báo cáo tài chính.

Theo dõi Văn Bản Kế Toán để cập nhật các hướng dẫn chi tiết và biểu mẫu mới nhất về quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp.