Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Quy Định Về Chứng Từ Kế Toán Mới Nhất

Chứng từ kế toán là giấy tờ không thể thiếu trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bài viết sau Văn bản kế toán chia sẻ chi tiết về chứng từ kế toán là gì? Quy định về chứng từ kế toán mới nhất.

1. Chứng từ kế toán là gì?

a. Khái niệm

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

b. Ví dụ về chứng từ kế toán

Ví dụ thường thấy về loại chứng từ này như: Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất- nhập kho, Biên lai thu tiền, Biên bản bàn giao tài sản, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn mua hàng hóa, Hóa đơn giá trị gia tăng…

c. Ý nghĩa của chứng từ kế toán

Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.

2. Các loại chứng từ kế toán

2.1. Các loại chứng từ kế toán liên quan đến tiền

– Phiếu thu tiền:

Là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, bán thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

– Phiếu chi tiền:

Là chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.

– Séc tiền mặt:

Là chứng từ trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

– Uỷ nhiệm chi:

Là chứng từ trong trường hợp thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Uỷ nhiệm chi là căn cứ chứng minh việc giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành. Do vậy khi viết giấy uỷ nhiệm chi phải viết chính xác các thông tin của đơn vị mình và của nhà cung cấp.

– Nộp tiền vào tài khoản:

Là chứng từ thể hiện các nội dung như khách hàng chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán tiền mua hàng cho công ty chúng ta. Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Hoặc tiền lãi tiền gửi hàng tháng.

– Chuyển tiền nội bộ:

Là chứng từ ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi bằng VND sang tài khoản ngoại tệ. Để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc ngược lại

– Tiền đang chuyển:

Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp

2.2. Chứng từ liên quan đến hoá đơn

– Hoá đơn bán hàng:

Là căn cứ ghi nhận việc chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoàn thành, được ghi nhận vào doanh thu

– Hoá đơn mua hàng:

Là căn cứ ghi nhận việc mua các sản phẩm hàng hoá dịch vụ

– Hàng bán trả lại:

Là chứng từ kèm hoá đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp hàng bán rồi nhưng bị khách hàng trả lại.

– Hàng mua trả lại hàng:

Là chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp

– Tổng hợp hoá đơn bán lẻ:

Là các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có chữ ký giữa người bán và người mua.

2.3. Các loại chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá

– Phiếu nhập kho:

Là chứng từ ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm

– Phiếu xuất kho:

Là chứng từ ghi nhận việc xuất kho NVL. Để sản xuất thành phẩm, xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng

– Chuyển kho:

Là chứng từ liên quan tới việc chuyển kho vật tư thành kho hàng hoá để xuất bán. Hoặc ngược lại chuyển kho hàng hoá thành kho vật tư để đưa vào quá trình sản xuất.

2.4. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

– Chứng từ ghi tăng tài sản cố định:

Là chứng từ thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Xem thêm bài tài sản cố định là gì

– Chứng từ ghi giảm tài sản cố định:

Là chứng từ thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Hoặc trường hợp hạch toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.

– Điều chỉnh tài sản cố định:

Là chứng từ phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định

– Chứng từ khấu hao TSCĐ:

Là chứng từ vào cuối tháng kế toán trích khấu hao tscd. Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc chi phí sản xuất. Nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất

– Chứng từ ghi tăng CCDC:

Là chứng từ kèm theo hoá đơn mua mới CDCD

– Chứng từ ghi giảm CCDC:

Là chứng từ phát sinh trong trường hợp báo hỏng CCDC.

– Chứng từ phân bổ CCDC:

Là chứng từ vào cuối tháng kế toán tính phân bổ CCDC tính vào chi phí SXKD. Hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Là chứng từ ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ

2.5. Các loại chứng từ kế toán liên quan khác

– Chứng từ nghiệp vụ khác:

Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Trích các loại BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Trích tiền thuế môn bài phải nộp. Trích tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. Và xác định lại chênh lệch thuế TNDN cuối năm phải nộp thêm.

– Chứng từ ghi đồng thời:

Là chứng từ sinh ra khi hạch toán các bút toán về ngoại tệ. Ví dụ như việc mua ngoại tệ các loại.

Sau khi sắp xếp và hạch toán xong các chứng từ trên. Kế toán cần biết cách đánh số chứng từ kế toán sao cho khoa học, hợp lý và đúng nguyên tắc.

3. Cách sắp xếp chứng từ kế toán

Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt.

3.1. Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung

Với cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra).

a. Tờ khai thuế

Thông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả những gì liên quan đến khai thuế:

• Tờ khai thuế GTGT
• Tờ khai thuế TNCN
• Tờ khai thuế TNDN
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

b. Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Kế toán nên sắp xếp các loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp.

Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:

• Nếu hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán tiền mặt:
• Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.
• Nếu hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán chuyển khoản:
• Kế toán photo Ủy nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình

Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu thì phải kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.

3.2. Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ riêng biệt

a. Chứng từ ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

– Thứ tự sắp xếp đối với hồ sơ tiền gửi: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.

– Thứ tự sắp xếp đối với hồ sơ tiền vay: Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

4. Tổng hợp các chứng từ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ

Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ

– Đối tượng áp dụng Thông tư 132 là các doanh nghiệp siêu nhỏ, bao gồm các doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (thuế TNDN) theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế và phương pháp theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

– Tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

4.1. Kế toán tại doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế.

Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán của mình miễn sao đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra và kiểm soát. Nếu không tự xây dựng được biểu mẫu kế toán cho doanh nghiệp thì áp dụng các biểu mẫu kèm theo Thông tư 132/2018/TT-BTC. 

Cụ thể đối với trường hợp này Doanh Nghiệp siêu nhỏ áp dụng chứng từ kế toán như sau:

STT	Tên chứng từ	Ký hiệu
I	Các chứng từ quy định tại Thông tư này
1	Phiếu thu tiền mặt	Mẫu số 01-TT
2	Phiếu chi tiền mặt	Mẫu số 02-TT
3	Phiếu nhập kho	Mẫu số 01-VT
4	Phiếu xuất kho	Mẫu số 02-VT
5	Biên bản giao nhận tài sản cố định	Mẫu số 01-TSCĐ
6	Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động	Mẫu số 01-LĐTL
II	Các chứng từ quy định theo pháp luật khác
1	Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
2	Giấy nộp thuế vào NSNN
3	Giấy báo Nợ của ngân hàng

Các mẫu chứng từ trong doanh nghiệp siêu nhỏ:

– Phiếu thu trong DN siêu nhỏ

–  Phiếu chi trong doanh nghiệp siêu nhỏ

– Phiếu nhập kho cho DN siêu nhỏ

–  Phiếu xuất kho trong DN siêu nhỏ

– Biên bản giao nhận TSCĐ trong DN siêu nhỏ

– Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động

Ngoài các chứng từ kế toán hướng dẫn ở trên, doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn áp dụng chứng từ kế toán tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa để đáp ứng yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

4.2. Kế toán tại doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng các chứng từ như sau:

TT	Tên chứng từ	Ký hiệu
I	Các chứng từ quy định tại Thông tư này
1	Phiếu thu tiền mặt	Mẫu số 01-TT
2	Phiếu chi tiền mặt	Mẫu số 02-TT
3	Phiếu nhập kho	Mẫu số 01-VT
4	Phiếu xuất kho	Mẫu số 02-VT
5	Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động	Mẫu số 01-LĐTL
II	Các chứng từ quy định theo pháp luật thuế
1	Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
2	Giấy nộp thuế vào NSNN
3	Giấy báo Nợ của ngân hàng

Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

– Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ là chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành. Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo quy định của pháp luật thuế đối với từng phương pháp nộp thuế GTGT của doanh nghiệp siêu nhỏ, trong đó:

+ Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ phát hành cho khách hàng là hóa đơn GTGT.

+ Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ phát hành cho khách hàng là hóa đơn bán hàng.

– Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp siêu nhỏ phát hành cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ làm cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp siêu nhỏ với ngân sách Nhà nước.

5. Quy định về lập và ký chứng từ kế toán theo thông tư 200

5.1. Quy định chữ ký trên chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. kế toán quá trình sản xuất

Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

5.2. Quy định ký chứng từ kế toán

Các DN chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu DN (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu DN. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các DN phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ kế toán, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) DN quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

6. Quy trình kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán

6.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp. 

Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

• Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

6.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

Cách kiểm tra chứng từ kế toán

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

7. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán

7.1 Các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ

Luật kế toán quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ gồm:

• Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Chứng từ kế toán.
  Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và báo cáo quyết toán ngân sách.
• Một số tài liệu khác liên quan đến kế toán như: Báo cáo kế toán quản trị; các loại hợp đồng; dự án quan trọng quốc gia; hồ sơ, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán,…

7.2. Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, tại liệu được chia thành 3 loại là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn

a. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

– Những tài liệu kế toán dùng cho điều hành, quản lý của đơn vị kế toán không trực tiếp lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.
– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán như: Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu chi không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

b. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

– Tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, đánh giá tài sản và báo cáo kết quả kiểm kê.

– Các tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, thành lập, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động.

– Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán và tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm.

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; các sổ kế toán chi tiết; các bảng kê, báo cáo tự kiểm tra kế toán; các sổ kế toán tổng hợp; bảng tổng hợp chi tiết; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cùng tài liệu khác sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.

– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

c. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

– Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã nhận được phê chuẩn của Hội đồng nhân dân các cấp.
– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê chuẩn bởi Quốc hội.
– Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A và dự án quan trọng quốc gia.
– Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế và quốc phòng.

Để làm tốt các công việc kế toán thực tế các bạn có thể tham gia các khóa học kế toán thực hành tại trung tâm. Tham khảo bài viết Học Kế Toán Thực Hành Tổng Hợp Ở Đâu Tốt Nhất để lựa chọn được địa chỉ học kế toán thực hành uy tín.

>> Xem thêm:

• Phương pháp chứng từ kế toán
• Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất kèm file download
• Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Mới Nhất
• Mẫu số 01 – TT phiếu thu theo thông tư 200/2014/TT-BTC
• Tổng Hợp Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt Theo Quy Định Mới Nhất