Những Lỗi Vi Phạm Về Hóa Đơn Thường Gặp & Cách Tránh Bị Phạt

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa – vẫn gặp phải những sai sót trong quá trình lập, xuất và quản lý hóa đơn. Những lỗi này không chỉ gây ảnh hưởng đến uy tín mà còn có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không hề nhỏ.

Trong bài viết này, Văn bản Kế toán sẽ điểm qua những lỗi vi phạm về hóa đơn thường gặp & cách tránh bị phạt và phòng ngừa rủi ro hiệu quả hơn.

I. Các loại hóa đơn hiện nay

Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó thể hiện chi tiết hàng hóa, dịch vụ được bán và doanh thu nhận được.

Hóa đơn có vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại, không chỉ là bằng chứng xác thực giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và tuân thủ quy định thuế.

Các loại hóa đơn hiện nay bao gồm:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT)
2. Hóa đơn bán hàng
3. Hóa đơn điện tử
4. Hóa đơn do Cục thuế đặt in
5. Hóa đơn do các Doanh nghiệp tự in
6. Các loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

II. Những lỗi vi phạm về hóa đơn thường gặp

1. Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định.

2. Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung bắt buộc: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn.

3. Không hủy hóa đơn được mua đã hết hạn sử dụng.

4. Đặt in hóa đơn mà không ký hợp đồng in bằng văn bản

5. Không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng

6. Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định

7. Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định

8. Tự in hóa đơn giả và hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả. (trừ trường hợp do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn, thông thường là do virus)

9. Không khai báo đúng quy định việc mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành.

10. Không xử phạt nếu khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày từ ngày mất, cháy trước khi thông báo phát hành.

11. Không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn:

– Tên loại hóa đơn.

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

– Tên liên hóa đơn.

– Số thứ tự hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt…

12. Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

13. Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

14. Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

15. Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê;

16. Không lập bảng kê hoặc không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

17. Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

18. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

19. Hồ sơ khai thuế ghi thiếu, ghi sai các chỉ tiêu trên bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra hoặc trên các tài liệu khác liên quan đến nghĩa vụ thuế.

20. Lập hồ sơ khai thuế ghi thiếu, ghi sai các chỉ tiêu trên hóa đơn và chứng từ khác liên quan đến nghĩa vụ thuế.

III. Cách phòng tránh vi phạm hóa đơn

– Tuyệt đối không khởi tạo và tự in hóa đơn giả

Trường hợp xác định hóa đơn tự in in ra là hóa đơn giả do lỗi khách quan của phần mềm tự in thì đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn bị xử phạt cảnh cáo. Các bên (đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn và đơn vị sử dụng phần mềm tự in hóa đơn) phải dừng ngay việc khởi tạo hóa đơn, kịp thời điều chỉnh, sửa chữa phần mềm tự in hóa đơn.

– Rà soát quy trình lập và phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lập, ký số, phát hành và gửi hóa đơn đến khách hàng một cách bài bản. Trước khi phát hành hóa đơn, cần kiểm tra đầy đủ các thông tin: mã số thuế, tên người mua, mặt hàng, đơn giá, thuế suất, ngày tháng… Mỗi bước nên có người chịu trách nhiệm rõ ràng và quy định kiểm tra chéo để phát hiện lỗi kịp thời.

Ngoài ra, phải đảm bảo chỉ phát hành hóa đơn sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, tránh phát sinh tình huống sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

– Đào tạo kế toán – nhân sự liên quan về quy định mới

Pháp luật về hóa đơn thường xuyên thay đổi, đặc biệt từ khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vì vậy, không chỉ bộ phận kế toán mà cả nhân sự kinh doanh, bán hàng, kho… cũng cần được tập huấn để hiểu vai trò và quy định liên quan đến hóa đơn.

Việc đào tạo định kỳ giúp hạn chế tình trạng nhầm lẫn khi lập, điều chỉnh hoặc xử lý hóa đơn, đồng thời nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận trong quy trình bán hàng – xuất hóa đơn.

– Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế cấp phép là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ đúng quy trình.

Phần mềm tốt không chỉ giúp lập hóa đơn nhanh, đúng chuẩn định dạng XML, mà còn có tính năng cảnh báo lỗi, kiểm tra trùng lặp, lưu trữ tự động và dễ dàng truy xuất khi cần. Một số phần mềm còn tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, giúp giảm thiểu rủi ro ghi nhận sai số liệu.

– Lưu trữ hóa đơn đúng quy định

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới định dạng điện tử. Doanh nghiệp cần đảm bảo có hệ thống sao lưu dữ liệu định kỳ, phân quyền truy cập rõ ràng, và lập kế hoạch phục hồi dữ liệu khi có sự cố.

Việc lưu trữ sai định dạng, không bảo mật, hoặc không thể xuất trình hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu đều có thể dẫn đến vi phạm hành chính, hoặc thậm chí ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế đầu vào.

– Thường xuyên cập nhật chính sách thuế – hóa đơn

Một trong những nguyên nhân dẫn đến vi phạm là không nắm bắt kịp thời các thay đổi trong quy định pháp luật. Chính sách về hóa đơn, thuế GTGT, hóa đơn điều chỉnh – thay thế… có thể thay đổi hàng năm, thậm chí nhiều lần trong năm.

Kế toán cần chủ động theo dõi các công văn hướng dẫn, văn bản pháp luật từ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính hoặc qua các nguồn uy tín như Cổng thông tin điện tử Chính phủ, các đơn vị tư vấn thuế – kế toán chuyên nghiệp. Đồng thời, nên tham gia các khóa học ngắn hạn để được cập nhật, hướng dẫn thực hành trực tiếp.

Việc sai sót trong sử dụng hóa đơn tưởng chừng là chuyện nhỏ, nhưng lại có thể kéo theo nhiều hệ lụy về mặt pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết về những lỗi vi phạm về hóa đơn thường gặp & cách tránh bị phạt, bạn đã nắm được những điểm cần lưu ý để hạn chế tối đa rủi ro. Văn bản Kế toán chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: Học Kế Toán Thuế: Nên Tự Học Hay Tham Gia Khóa Học?