Phân Biệt Hóa Đơn Thương Mại, Hóa Đơn Bán Hàng, Hóa Đơn Tài Chính

Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là lĩnh vực xuất nhập khẩu và kế toán – tài chính, việc sử dụng đúng loại hóa đơn là yếu tố cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, không ít người vẫn thường nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn như hóa đơn thương mại, hóa đơn bán hàng và hóa đơn tài chính (hóa đơn giá trị gia tăng – VAT Invoice). Những nhầm lẫn này có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế, hạch toán chi phí, hoặc gây trở ngại trong quá trình thông quan hàng hóa.

Trong bài viết này, Văn bản Kế toán sẽ phân biệt hóa đơn thương mại, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tài chính một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, giúp bạn áp dụng đúng trong từng tình huống cụ thể và tránh được các rủi ro không đáng có.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, do người bán – thường là doanh nghiệp xuất khẩu – lập và phát hành cho bên mua ở nước ngoài. Đây không phải là hóa đơn tài chính nội địa, mà là một chứng từ thương mại quốc tế, được sử dụng để mô tả cụ thể hàng hóa và điều kiện giao dịch trong một hợp đồng mua bán xuyên biên giới.

Mục đích sử dụng của hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại không chỉ là chứng từ thanh toán, mà còn là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan để thực hiện các thủ tục xuất – nhập khẩu. Cụ thể, hóa đơn này thường được sử dụng cho các mục đích sau:

– Khai báo hải quan: Đây là căn cứ để cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa, mã HS, tính thuế và cho phép thông quan.

– Thanh toán quốc tế: Ngân hàng sử dụng hóa đơn này để xử lý thanh toán theo hình thức L/C (thư tín dụng) hoặc chuyển khoản TT (telegraphic transfer).

– Làm căn cứ khi khiếu nại hoặc xử lý tranh chấp thương mại nếu có sai lệch về số lượng, chất lượng, điều kiện giao hàng…

– Lưu trữ nội bộ trong hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ XNK của doanh nghiệp.

Lưu ý: Hóa đơn thương mại không được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại cơ quan thuế Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa ra nước ngoài, muốn kê khai doanh thu và hoàn thuế GTGT, cần xuất thêm hóa đơn tài chính (hóa đơn GTGT) tương ứng với lô hàng xuất khẩu.

Việc nhầm lẫn và sử dụng hóa đơn thương mại thay cho hóa đơn tài chính trong kê khai thuế có thể dẫn đến sai sót, bị truy thu thuế hoặc phạt vi phạm hành chính.

>>> Xem thêm: Cách hợp thức hóa khoản chi không có hóa đơn, chứng từ

2. Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được sử dụng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, nhưng không thuộc đối tượng kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn bán hàng thường được lập và phát hành bởi:

• Doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hoặc các cửa hàng, quầy tạp hóa nhỏ lẻ
• Một số siêu thị mini, chuỗi cửa hàng bán lẻ, nơi không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế

Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho:

• Các đơn vị không đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (ví dụ: có doanh thu dưới mức ngưỡng quy định của cơ quan thuế, hoặc đăng ký phương pháp trực tiếp)
• Hộ kinh doanh cá thể, không sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp hoặc hệ thống hóa đơn điện tử có tích hợp thuế VAT
• Các tổ chức, cá nhân không chịu thuế GTGT hoặc không cần xuất hóa đơn GTGT

Đặc điểm của hóa đơn bán hàng

➤ Không ghi dòng thuế VAT riêng biệt

Khác với hóa đơn tài chính (GTGT), hóa đơn bán hàng không có dòng tách riêng “thuế suất VAT” và “tiền thuế VAT”. Số tiền ghi trên hóa đơn là giá thanh toán cuối cùng (đã bao gồm các chi phí liên quan nếu có).

➤ Có giá trị ghi nhận doanh thu

Hóa đơn bán hàng vẫn được sử dụng làm căn cứ ghi nhận doanh thu, chi phí trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, người mua không được sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi hạch toán thuế.

➤ Hình thức và nội dung đơn giản hơn hóa đơn GTGT

Thường chỉ có các mục cơ bản: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày bán, thông tin người bán/người mua. Hóa đơn bán hàng có thể ở dạng giấy hoặc hóa đơn điện tử, tùy theo quy định và điều kiện thực tế của đơn vị kinh doanh.

Ví dụ các trường hợp sử dụng hóa đơn bán hàng:

Một tiệm tạp hóa bán lẻ, không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ → sử dụng hóa đơn bán hàng

Một hộ kinh doanh cá thể mở tiệm ăn uống nhỏ, có sử dụng phần mềm in hóa đơn nhưng không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT → xuất hóa đơn bán hàng

Một chuỗi cửa hàng bán quần áo thời trang nhỏ, doanh thu dưới ngưỡng phải kê khai khấu trừ thuế → áp dụng hóa đơn bán hàng

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Người mua cần lưu ý rằng hóa đơn bán hàng không có giá trị để khấu trừ thuế đầu vào, vì vậy nếu đơn vị mua là doanh nghiệp đang kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì cần thương lượng rõ với bên bán để sử dụng hóa đơn GTGT (nếu có).

Khi lập hóa đơn bán hàng, người bán cần đảm bảo thông tin rõ ràng, chính xác, tránh sai sót trong đơn giá, số lượng, thời gian giao dịch, tránh rủi ro khi bị kiểm tra thuế.

3. Hóa đơn tài chính (Hóa đơn GTGT) là gì?

Hóa đơn tài chính, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là loại hóa đơn do các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ phát hành, dùng để ghi nhận thông tin về hàng hóa, dịch vụ bán ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam.

Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), có giá trị pháp lý đầy đủ để kê khai doanh thu, tính thuế GTGT, khấu trừ thuế đầu vào và quyết toán thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hóa đơn tài chính là căn cứ hợp pháp để:

• Kê khai thuế GTGT đầu ra
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với bên mua (nếu đủ điều kiện)
• Hạch toán chi phí, doanh thu

Được sử dụng trong các giao dịch thương mại, cung ứng dịch vụ, mua bán tài sản, hợp đồng gia công…

Được cơ quan thuế quản lý, kiểm tra thông qua hệ thống hóa đơn điện tử kết nối với Tổng cục Thuế.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn tài chính:

• Chỉ những đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ mới được sử dụng hóa đơn GTGT.
• Bên mua cần đối chiếu kỹ nội dung hóa đơn trước khi kê khai khấu trừ thuế.
• Nếu viết sai hóa đơn, cần xử lý theo đúng quy định: lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế (không được tự ý xóa sửa).
• Hóa đơn GTGT phải được lập đúng thời điểm quy định (ví dụ: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ…).

>>> Xem thêm: 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

4. Phân biệt Hóa đơn thương mại vs Hóa đơn bán hàng vs Hóa đơn tài chính

Tiêu chí	Hóa đơn thương mại	Hóa đơn bán hàng	Hóa đơn tài chính (GTGT)
Khái niệm	Chứng từ do người bán (xuất khẩu) lập trong giao dịch quốc tế	Hóa đơn dùng cho tổ chức/cá nhân kê khai thuế trực tiếp	Hóa đơn dùng cho DN kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
Đối tượng sử dụng	Doanh nghiệp xuất khẩu, thương mại quốc tế	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, DN nhỏ	Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh đủ điều kiện
Cơ quan quản lý	Không chịu sự quản lý trực tiếp của cơ quan thuế Việt Nam	Cơ quan thuế Việt Nam	Cơ quan thuế Việt Nam (theo dõi, đối chiếu qua hệ thống HĐĐT)
Phạm vi áp dụng	Giao dịch xuất khẩu – nhập khẩu	Bán hàng nội địa (không kê khai khấu trừ)	Giao dịch nội địa, xuất khẩu (có khấu trừ, hoàn thuế)
Hình thức	In giấy hoặc file mềm đính kèm hợp đồng/XNK	Giấy hoặc hóa đơn điện tử đơn giản	Hóa đơn điện tử (theo chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC)
Kê khai thuế	Không phải thực hiện kê khai thuế	– Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào – Chỉ cần kê khai chỉ tiêu [23] trên Tờ khai 01/GTGT hoặc không cần kê khai	Phải thực hiện kê khai thuế
Nội dung chính	Thông tin người mua – bán, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, Incoterms, giá trị thanh toán	Thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền	Thông tin hàng hóa, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng thanh toán
Thuế suất GTGT	Không ghi	Không ghi	Có ghi rõ thuế suất GTGT: 0%, 5%, 8%, 10%
Giá trị khấu trừ thuế	Không được dùng để khấu trừ thuế	Không được khấu trừ thuế	Được khấu trừ thuế đầu vào (nếu hợp lệ)
Giá trị pháp lý tại Việt Nam	Không có giá trị kê khai thuế GTGT	Có giá trị ghi nhận doanh thu nội bộ	Có giá trị đầy đủ về mặt thuế, kế toán, pháp lý
Mục đích sử dụng	Thủ tục thông quan, thanh toán quốc tế, khai hải quan	Ghi nhận doanh thu bán lẻ, hộ kinh doanh	Kê khai thuế GTGT, ghi nhận doanh thu, khấu trừ và hoàn thuế
Ví dụ thực tế	DN Việt Nam xuất hàng cho DN Mỹ → lập hóa đơn thương mại	Tiệm tạp hóa in hóa đơn bán hàng cho khách lẻ	Công ty A bán dịch vụ cho công ty B, xuất hóa đơn GTGT

5. Những lưu ý khi sử dụng từng loại hóa đơn

– Không dùng hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn tài chính để kê khai thuế

Hóa đơn thương mại là chứng từ phục vụ cho thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, không có giá trị pháp lý về thuế tại Việt Nam.

Một số doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu thường nhầm lẫn, dùng hóa đơn thương mại để kê khai doanh thu xuất khẩu và làm căn cứ hoàn thuế GTGT → sai quy định.

Muốn hoàn thuế GTGT đầu vào khi xuất khẩu, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tài chính (hóa đơn GTGT) riêng cho lô hàng đó, ngoài hóa đơn thương mại.

– Xuất hóa đơn sai loại có thể bị truy thu thuế, bị xử phạt hành chính

Việc sử dụng sai loại hóa đơn (ví dụ: đơn vị kê khai theo phương pháp khấu trừ nhưng lại sử dụng hóa đơn bán hàng) có thể bị coi là hành vi trốn thuế hoặc kê khai sai.

Trong các đợt kiểm tra thuế, thanh tra tài chính, hóa đơn xuất sai loại dễ bị loại trừ khi tính chi phí hợp lý hoặc khấu trừ thuế đầu vào. Mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng, chưa kể nguy cơ bị ấn định thuế, truy thu thuế GTGT và thuế TNDN trong nhiều kỳ.

– Với hàng hóa xuất khẩu: cần lập cả hóa đơn thương mại và hóa đơn tài chính (nếu thuộc đối tượng kê khai khấu trừ)

Trong hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp bắt buộc lập hóa đơn thương mại để làm thủ tục thông quan với cơ quan hải quan.

Đồng thời, nếu doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, cần lập thêm hóa đơn GTGT với thuế suất 0% để ghi nhận doanh thu xuất khẩu hợp lệ và làm căn cứ để hoàn thuế GTGT đầu vào

Một số doanh nghiệp bỏ sót việc xuất hóa đơn GTGT 0% cho hàng xuất khẩu, dẫn đến không được hoàn thuế, mất quyền lợi chính đáng.

– Nắm rõ chính sách thuế GTGT hiện hành để chọn đúng loại hóa đơn theo phương pháp kê khai

Phương pháp kê khai thuế (trực tiếp hay khấu trừ) quyết định loại hóa đơn được sử dụng:

Phương pháp khấu trừ → sử dụng hóa đơn GTGT

Phương pháp trực tiếp → sử dụng hóa đơn bán hàng

Việc chọn sai loại hóa đơn làm sai lệch bản chất kê khai thuế, ảnh hưởng đến quyền lợi về thuế GTGT (được/không được khấu trừ, hoàn thuế).

Chính sách thuế thay đổi theo thời kỳ – cần thường xuyên cập nhật thông tư, nghị định của Bộ Tài chính (ví dụ: Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP…)

Việc phân biệt hóa đơn thương mại, hóa đơn bán hàng và hóa đơn tài chính là điều bắt buộc đối với bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào đang hoạt động trong lĩnh vực thương mại – kế toán – xuất nhập khẩu. Mỗi loại hóa đơn có chức năng, giá trị pháp lý và mục đích sử dụng khác nhau.

Hy vọng bài viết của Văn bản Kế toán đã giúp bạn hiểu rõ bản chất và cách sử dụng đúng của từng loại hóa đơn. Để tránh rủi ro trong công việc, đừng ngần ngại tham khảo thêm ý kiến từ kế toán trưởng, chuyên gia thuế hoặc đơn vị tư vấn xuất nhập khẩu uy tín nếu gặp tình huống phức tạp.

>>> Tham khảo: TOP 10 Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất Hiện Nay