Mẫu Giấy Xác Nhận Thu Nhập Tại Công Ty Chuẩn

Trong nhiều thủ tục hành chính hiện nay như vay vốn ngân hàng, mua nhà trả góp, làm hồ sơ du học hay chứng minh thu nhập để xin visa, giấy xác nhận thu nhập tại công ty là một trong những tài liệu bắt buộc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày đúng chuẩn hoặc sử dụng mẫu phù hợp với từng mục đích sử dụng.

Trong bài viết này, Văn bản Kế toán sẽ cung cấp cho bạn Mẫu Giấy Xác Nhận Thu Nhập Tại Công Ty Chuẩn, đầy đủ nội dung theo quy định, và đặc biệt có thể dùng được trong nhiều tình huống khác nhau.

1. Giấy xác nhận thu nhập là gì?

a. Giấy xác nhận thu nhập là gì?

Giấy xác nhận thu nhập là văn bản do công ty, tổ chức hoặc cơ quan người lao động đang làm việc cung cấp và xác nhận chính thức về mức thu nhập hàng tháng hoặc hàng năm của cá nhân đang làm việc tại đó.

b. Vì sao cần sử dụng mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty chuẩn?

Việc sử dụng mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty chuẩn giúp:

Đảm bảo đầy đủ thông tin theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ (ngân hàng, đại sứ quán, cơ quan thuế…);
Tránh sai sót, tẩy xóa, thông tin không rõ ràng – dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung;
Tăng uy tín và tính minh bạch trong hồ sơ của người nộp;
Dễ dàng cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán trong việc xử lý và xác nhận thông tin đồng nhất.

c. Ai là người có thẩm quyền ký xác nhận thu nhập?

Thông thường, người có thẩm quyền ký xác nhận thu nhập trong công ty là:

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (đối với công ty vừa và nhỏ);
Trưởng phòng nhân sự hoặc Trưởng phòng hành chính – nhân sự (trong các doanh nghiệp lớn có phân cấp);
Kế toán trưởng trong một số trường hợp liên quan đến thông tin tài chính.

Ngoài ra:

Giấy xác nhận cần có chữ ký tay, họ tên đầy đủ và con dấu tròn của công ty (trừ khi công ty có sử dụng chữ ký số hoặc xác nhận qua hệ thống điện tử được pháp luật công nhận).

Một số tổ chức yêu cầu xác nhận có cả mộc đỏ và giấy in trên tiêu đề công ty, do đó người lao động nên chủ động hỏi kỹ yêu cầu của bên tiếp nhận hồ sơ trước khi xin xác nhận.

2. Mục đích sử dụng giấy xác nhận thu nhập

Đây là tài liệu quan trọng thường được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính và tài chính như:

– Làm hồ sơ vay vốn ngân hàng hoặc mua hàng trả góp;

– Xin visa du lịch, du học, định cư, nhằm chứng minh khả năng tài chính;

– Làm thủ tục thuê nhà, mua nhà;

– Kê khai thuế thu nhập cá nhân, xin miễn giảm thuế;

– Làm hồ sơ bảo hiểm, học bổng hoặc các thủ tục cần chứng minh thu nhập khác.

Tùy theo mục đích sử dụng, giấy xác nhận thu nhập có thể cần bổ sung thêm các nội dung cụ thể như hình thức trả lương, phụ cấp, thời gian công tác hoặc trách nhiệm công việc.

3. Một số nội dung cần có trong mẫu giấy xác nhận thu nhập

Thông tin cá nhân người lao động: Họ tên, CMND/CCCD, chức vụ, phòng ban

Mức thu nhập: Tổng thu nhập, thu nhập tại Việt Nam/Nước ngoài

Các khoản khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có)

Tiền thuê nhà

Cam kết tính chính xác của thông tin

Chữ ký, con dấu của công ty…

4. Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty chuẩn

>> Tải mẫu giấy miễn phí về: Tại đây

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Giấy xác nhận thu nhập có giá trị trong bao lâu?

Thông thường, giấy xác nhận thu nhập có hiệu lực trong vòng 3 tháng kể từ ngày ký (90 ngày). Tuy nhiên, tùy vào mục đích sử dụng (nộp ngân hàng, xin visa, vay tín chấp…), đơn vị tiếp nhận có thể yêu cầu giấy xác nhận được cấp trong vòng 1 tháng gần nhất.

Lưu ý: Trước khi sử dụng, nên kiểm tra yêu cầu cụ thể từ bên nhận hồ sơ để tránh phải làm lại.

Có thể tự làm rồi xin công ty ký được không?

Có thể. Trên thực tế, nhiều công ty không chủ động soạn giấy xác nhận thu nhập cho nhân viên, mà yêu cầu người lao động tự chuẩn bị theo mẫu rồi trình ký.

Bạn hoàn toàn có thể:

Tự soạn giấy xác nhận theo mẫu có sẵn (bằng Word),
In ra, trình ký và đóng dấu công ty (hoặc dấu vuông phòng nhân sự, kế toán – nếu được ủy quyền).

Không có dấu công ty có dùng được không?

Thông thường giấy xác nhận thu nhập bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp và dấu công ty mới được xem là hợp lệ (đặc biệt là khi nộp cho ngân hàng, cơ quan nhà nước hoặc cơ quan cấp visa).

Nếu chỉ có chữ ký (không có dấu) thì:

Có thể bị xem là không có giá trị pháp lý.
Một số bên có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Công ty không chịu xác nhận thì phải làm sao?

Đây là tình huống khá phổ biến với lao động tự do, làm việc thời vụ hoặc các công ty không hỗ trợ xác nhận hồ sơ cá nhân. Bạn có thể tham khảo một số phương án thay thế sau:

✔ Sử dụng sao kê lương ngân hàng (có đóng dấu xác nhận của ngân hàng): Có giá trị tương đương giấy xác nhận thu nhập nếu thể hiện rõ tiền lương hàng tháng.

✔ Dùng hợp đồng lao động + phiếu lương gần nhất: Một số bên (đặc biệt là ngân hàng) chấp nhận nếu bạn cung cấp HĐLĐ còn hiệu lực kèm bảng lương 3–6 tháng gần nhất.

✔ Xin xác nhận từ cơ quan thuế (trường hợp có đóng thuế TNCN): Nếu bạn từng kê khai thuế TNCN, có thể xin xác nhận từ cơ quan thuế về tổng thu nhập năm.

✔ Tự làm bản cam kết thu nhập cá nhân (nếu là freelancer hoặc tự kinh doanh): Trình bày rõ mức thu nhập, nguồn thu, mục đích sử dụng… Có thể công chứng chữ ký tại UBND phường/xã để tăng độ tin cậy.

Việc sử dụng đúng mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty chuẩn không chỉ giúp hồ sơ của bạn được chấp nhận nhanh chóng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong thông tin tài chính cá nhân. Dù mục đích sử dụng là gì sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Nếu cần hỗ trợ thêm hoặc muốn tải mẫu file chuẩn, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ với đội ngũ Admin của Văn bản Kế toán nhé!

>>> Xem thêm: Tổng Hợp Mẫu Sổ Sách Kế Toán Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp Nhỏ