Các Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Trong hoạt động kinh doanh, bán hàng là nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật, kế toán bán hàng cần nắm vững các nghiệp vụ liên quan, từ xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu, xử lý công nợ đến hạch toán thuế.

Vậy các nghiệp vụ kế toán bán hàng doanh nghiệp cần nắm rõ là gì? Cách hạch toán và quản lý như thế nào để đảm bảo chính xác, minh bạch? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu, công nợ và tuân thủ các quy định về thuế. Dưới đây là các nhiệm vụ chính:

🔹 Quản lý hóa đơn & ghi nhận doanh thu: Xuất hóa đơn đúng quy định, ghi nhận doanh thu chính xác, lưu trữ chứng từ phục vụ kê khai thuế.

🔹 Theo dõi công nợ khách hàng: Kiểm soát công nợ phải thu, đối chiếu thanh toán, xử lý nợ khó đòi.

🔹 Hạch toán và kê khai thuế: Kê khai thuế GTGT đầu ra, xử lý chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại.

🔹 Kiểm soát hàng tồn kho: Đối chiếu hàng xuất bán với số liệu kế toán kho, tránh thất thoát.

🔹 Lập báo cáo bán hàng: Theo dõi doanh thu, công nợ, phân tích số liệu và hỗ trợ báo cáo tài chính.

🔹 Phối hợp với các bộ phận: Hỗ trợ kinh doanh, kế toán thuế, kế toán trưởng trong quản lý tài chính.

 Kế toán bán hàng cần nắm vững nghiệp vụ, đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ quy định pháp luật để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

2. Các Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

2.1 Các Trường Hợp Bán Hàng Và Ghi Nhận Hạch Toán
Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều hình thức bán hàng khác nhau, mỗi hình thức có quy trình xử lý và hạch toán riêng. Dưới đây là hai trường hợp phổ biến mà kế toán bán hàng cần nắm rõ.

2.1.1 Bán Hàng Theo Báo Giá
Trong hình thức này, quy trình bán hàng thường diễn ra như sau:

Nhân viên kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng dựa trên yêu cầu.
Khách hàng xem xét và quyết định đặt mua hàng.
Nhân viên bán hàng xác nhận đơn hàng và đề nghị xuất kho.
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi nhận vào sổ kho.
Nhân viên bán hàng tiếp nhận hàng và giao cho khách.
Kế toán bán hàng xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
🔹 Hạch toán kế toán:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 131 – Tổng số tiền khách thanh toán.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có).
Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 155, 156 – Hàng hóa xuất kho.

2.1.2 Bán Hàng Theo Đơn Đặt Hàng
Bán hàng theo đơn đặt hàng thường diễn ra theo trình tự sau:

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách.
Kiểm tra hàng tồn kho và yêu cầu xuất kho theo đơn đặt hàng.
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho và trình cấp trên phê duyệt.
Sau khi được duyệt, thủ kho xuất hàng và cập nhật số liệu tồn kho.
Nhân viên bán hàng tiếp nhận hàng và giao cho khách.
Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu và cập nhật công nợ.
Nhân viên bán hàng chuyển hóa đơn cho khách và yêu cầu thanh toán.
🔹 Hạch toán kế toán:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 131 – Số tiền khách thanh toán.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 155, 156 – Hàng hóa xuất kho.
Lưu Ý Khi Hạch Toán Bán Hàng
Đảm bảo chứng từ hợp lệ trước khi ghi nhận doanh thu.
Kiểm tra kỹ công nợ để tránh thất thoát tài chính.
Tuân thủ quy định thuế và cập nhật thông tin mới nhất để kê khai đúng hạn.
💡 Nắm vững quy trình bán hàng và cách hạch toán giúp kế toán kiểm soát tốt doanh thu, công nợ và tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp.

2.1.3 Bán Hàng Theo Hợp Đồng
Bán hàng theo hợp đồng là hình thức phổ biến đối với các giao dịch thương mại lớn, đảm bảo quyền lợi của cả doanh nghiệp và khách hàng. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Nhân viên kinh doanh ký kết hợp đồng bán hàng với khách.
Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu xuất hàng.
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt.
Thủ kho xuất hàng theo Phiếu xuất kho và ghi nhận số liệu vào sổ kho.
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận hàng và giao cho khách.
Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu bán hàng.
Nhân viên kinh doanh yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn.
Hóa đơn được giao cho khách hàng, kèm theo yêu cầu thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng.
🔹 Hạch toán kế toán:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 131 – Số tiền khách thanh toán.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 155, 156 – Hàng hóa xuất kho.
💡 Lưu ý: Đối với hợp đồng có điều khoản thanh toán sau, kế toán cần theo dõi công nợ để đảm bảo thu hồi đúng hạn.

2.1.4 Bán Hàng Tại Kho, Cửa Hàng
Bán hàng tại kho hoặc cửa hàng thường áp dụng cho các giao dịch trực tiếp, khách hàng nhận hàng ngay sau khi thanh toán. Quy trình thực hiện như sau:

Khách hàng đến mua hàng và yêu cầu xuất kho.
Nhân viên bán hàng xác nhận đơn hàng, đề nghị xuất kho.
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Thủ kho xuất hàng, ghi nhận số liệu vào sổ kho.
Nhân viên bán hàng tiếp nhận hàng và giao cho khách.
Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu.
Xuất hóa đơn bán hàng theo yêu cầu khách hàng.
Xử lý thanh toán:
Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, nhân viên bán hàng thu tiền và nộp về quỹ công ty.
Nếu khách hàng chuyển khoản, kế toán đối chiếu khoản tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty.
🔹 Hạch toán kế toán:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111 (tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 131 (công nợ khách hàng) – Số tiền khách thanh toán.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 155, 156 – Hàng hóa xuất kho.
💡 Lưu ý: Trong trường hợp khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán ngay, kế toán cần ghi nhận công nợ và theo dõi tình trạng thanh toán để tránh thất thoát tài chính.

2.2 Bán Hàng Có Chiết Khấu Thương Mại
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà doanh nghiệp dành cho khách hàng khi mua hàng với số lượng lớn hoặc đạt điều kiện nhất định. Việc áp dụng chiết khấu giúp khuyến khích khách hàng mua hàng nhiều hơn và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quy Trình Bán Hàng Có Chiết Khấu Thương Mại
Khách hàng đặt hàng: Gửi yêu cầu báo giá qua điện thoại hoặc email.
Nhân viên bán hàng gửi báo giá: Trong đó thể hiện rõ chính sách chiết khấu nếu khách mua số lượng lớn.
Khách hàng xác nhận đơn hàng và đề nghị giao hàng.
Lập phiếu xuất kho: Kế toán kho lập phiếu, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Xuất kho hàng hóa: Thủ kho thực hiện xuất kho và cập nhật số liệu tồn kho.
Nhân viên bán hàng giao hàng cho khách.
Ghi nhận chiết khấu thương mại: Nếu khách hàng đủ điều kiện, nhân viên bán hàng đề xuất kế toán bán hàng áp dụng chiết khấu.
Xuất hóa đơn:
Nếu giá trên hóa đơn đã trừ chiết khấu → Ghi nhận doanh thu như bán hàng thông thường.
Nếu chiết khấu được điều chỉnh sau → Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu.
Khách hàng ký nhận hóa đơn và biên bản xác nhận.
Cách Hạch Toán Bán Hàng Có Chiết Khấu Thương Mại
✅ Trường hợp giá trên hóa đơn đã trừ chiết khấu:

Doanh thu và giá vốn được hạch toán như nghiệp vụ bán hàng thông thường (theo mục 2.1).
✅ Trường hợp chiết khấu được tính sau và lập hóa đơn điều chỉnh:

Hạch toán giảm doanh thu:
Nợ TK 521 (Theo Thông tư 200) hoặc Nợ TK 511 (Theo Thông tư 133) – Chiết khấu thương mại.
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT giảm theo chiết khấu.
Có TK 131, 111, 112 – Số tiền khách thanh toán.
💡 Lưu ý:

Cần theo dõi rõ ràng chính sách chiết khấu để đảm bảo hạch toán chính xác.
Nếu chiết khấu áp dụng sau khi xuất hóa đơn, phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu để phù hợp với quy định thuế.
Việc ghi nhận chiết khấu đúng cách giúp tránh sai sót trong kê khai thuế và báo cáo tài chính.

2.3 Bán Hàng Khuyến Mại
Bán hàng khuyến mại là hình thức doanh nghiệp cung cấp sản phẩm miễn phí hoặc kèm ưu đãi nhằm thu hút khách hàng, thúc đẩy doanh số. Tùy theo chương trình có đăng ký với Sở Công thương hay không, kế toán sẽ có cách hạch toán khác nhau.

2.3.1 Bán Khuyến Mại Không Kèm Điều Kiện
🔹 Quy trình thực hiện chương trình khuyến mại:

Trước khi thực hiện chương trình khuyến mại:

Nếu doanh nghiệp đăng ký với Sở Công thương, hồ sơ phải được duyệt trước ít nhất 7 ngày.
Nếu doanh nghiệp không đăng ký, thực hiện theo kế hoạch nội bộ đã được phê duyệt.
Xuất hàng để thực hiện chương trình:

Bộ phận phụ trách lập đề nghị xuất kho hàng khuyến mại.
Kế toán lập Phiếu xuất kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Thủ kho xuất hàng, ghi nhận vào sổ kho.
Kế toán xuất hóa đơn và ghi nhận chi phí:

Trường hợp đã đăng ký với Sở Công thương, hóa đơn GTGT có giá trị bằng 0 và hàng xuất ra được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Trường hợp chưa đăng ký với Sở Công thương, doanh nghiệp phải tính thuế GTGT như hàng hóa tiêu dùng nội bộ.
Cách Hạch Toán
✅ Trường hợp có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương:

Hạch toán hàng xuất kho vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Thông tư 200)
Hoặc Nợ TK 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Thông tư 133)
Có TK 155, 156 – Xuất kho hàng hóa
✅ Trường hợp không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương:

Hạch toán hàng xuất kho vào chi phí bán hàng và ghi nhận thuế GTGT:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Thông tư 200)
Hoặc Nợ TK 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Thông tư 133)
Có TK 155, 156 – Xuất kho hàng hóa
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
💡 Lưu ý:

Việc đăng ký chương trình khuyến mại giúp doanh nghiệp không phải kê khai thuế GTGT, giảm chi phí thuế.
Nếu không đăng ký, doanh nghiệp phải tính thuế GTGT theo giá thị trường tại thời điểm xuất hàng.
Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để phục vụ kiểm tra thuế sau này.

2.3.2 Bán Khuyến Mại Có Kèm Điều Kiện
Bán hàng khuyến mại có điều kiện là hình thức doanh nghiệp áp dụng chính sách tặng hàng khi khách hàng đạt tiêu chí nhất định, như mua số lượng nhất định sẽ được tặng thêm sản phẩm.

Quy Trình Thực Hiện Chương Trình Khuyến Mại
Xuất hàng theo chương trình:

Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Thủ kho xuất hàng, ghi nhận vào sổ kho.
Nhân viên kinh doanh giao hàng và theo dõi doanh số khách hàng.
Theo dõi điều kiện khuyến mại:

Nhân viên bán hàng xác định khách hàng đủ điều kiện nhận hàng khuyến mại.
Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và số lượng hàng khuyến mại đã xuất.
Xuất hóa đơn:

Nếu khách hàng đạt điều kiện khuyến mại ngay khi mua hàng, hóa đơn sẽ phản ánh cả hàng bán và hàng tặng.
Nếu khách hàng đạt điều kiện sau khi chương trình kết thúc, kế toán và nhân viên kinh doanh đối chiếu, sau đó xuất hàng khuyến mại.
Báo cáo kết quả chương trình:

Kết thúc chương trình, doanh nghiệp lập báo cáo gửi Sở Công thương (nếu có đăng ký).
Cách Hạch Toán Bán Hàng Khuyến Mại Có Kèm Điều Kiện
✅ Trường hợp có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương:

Hàng khuyến mại có giá tính thuế bằng 0, được ghi nhận vào giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156 – Hàng hóa xuất kho
✅ Trường hợp không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương:

Giá trị hàng khuyến mại được phân bổ vào giá bán và tính thuế GTGT như hàng hóa thông thường:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156 – Xuất kho hàng hóa
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
💡 Lưu ý:

Nếu không đăng ký với Sở Công thương, hàng khuyến mại sẽ bị tính thuế GTGT như hàng bán thông thường.
Cần có chính sách theo dõi doanh số rõ ràng để đảm bảo khách hàng được hưởng đúng ưu đãi.
Định kỳ đối chiếu số lượng hàng khuyến mại đã xuất và lập báo cáo tổng hợp để kiểm soát chương trình hiệu quả.

2.4 Giảm Giá Hàng Bán
Giảm giá hàng bán là khoản chiết khấu doanh nghiệp dành cho khách hàng sau khi phát sinh giao dịch mua bán, thường do sản phẩm không đúng quy cách, lỗi, mất phẩm chất hoặc theo chính sách thương mại của doanh nghiệp.

Quy Trình Giảm Giá Hàng Bán
Xác định nguyên nhân giảm giá:

Hàng hóa không đạt chất lượng, sai quy cách theo hợp đồng.
Doanh nghiệp có chương trình khuyến mại giảm giá theo số lượng mua.
Thỏa thuận với khách hàng & lập biên bản:

Hai bên thống nhất mức giảm giá.
Lập biên bản giảm giá hàng bán để làm cơ sở điều chỉnh doanh thu.
Xuất hóa đơn giảm giá:

Kế toán bán hàng lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán.
Giao hóa đơn cho khách hàng để xác nhận điều chỉnh công nợ.
Ghi nhận giảm giá vào hệ thống kế toán.

Cách Hạch Toán Giảm Giá Hàng Bán
✅ Trường hợp giảm giá ngay khi bán hàng:

Giá trên hóa đơn đã bao gồm mức giá sau khi giảm.
Hạch toán doanh thu theo giá đã giảm, không ghi nhận khoản giảm giá riêng.
✅ Trường hợp giảm giá sau khi bán hàng:

Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và giao hàng, sau đó phát sinh giảm giá do lỗi sản phẩm hoặc chính sách ưu đãi bổ sung.
Hạch toán giảm giá như sau:
🔹 Nếu áp dụng Thông tư 200:

Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán (giá chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Có TK 111, 112, 131 – Số tiền khách được giảm.
🔹 Nếu áp dụng Thông tư 133:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng bị giảm.
Có TK 111, 112, 131 – Số tiền khách được giảm.
💡 Lưu ý:

Cần có biên bản xác nhận giữa hai bên để làm căn cứ điều chỉnh giảm giá.
Nếu hàng hóa giảm giá thuộc chương trình khuyến mại theo số lượng mua (ví dụ mua 2 tặng 1), doanh nghiệp cần phân bổ giá trị giảm giá vào giá vốn hàng bán để phản ánh đúng doanh thu thực tế.

2.5 Trả Lại Hàng Bán
Trả lại hàng bán xảy ra khi khách hàng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, lỗi kỹ thuật, không đạt tiêu chuẩn chất lượng so với thỏa thuận trong hợp đồng. Khi đó, doanh nghiệp cần xử lý nghiệp vụ kế toán đúng quy trình để điều chỉnh doanh thu và giá vốn hợp lý.

Quy Trình Xử Lý Hàng Bán Bị Trả Lại
Khách hàng thông báo trả hàng:

Doanh nghiệp và khách hàng thỏa thuận về việc hoàn trả hàng.
Xuất hóa đơn trả lại hàng (nếu khách hàng là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn):

Khách hàng lập hóa đơn trả lại hàng gửi cho doanh nghiệp.
Nếu khách hàng không có hóa đơn (cá nhân, hộ kinh doanh), hai bên lập biên bản trả hàng, ghi rõ:
Loại hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại.
Số hóa đơn gốc, ngày tháng xuất hóa đơn.
Lý do trả hàng.
Doanh nghiệp thu hồi hóa đơn đã lập.
Nhận hàng và lập Phiếu nhập kho:

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận hàng bị trả lại.
Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Thủ kho nhập hàng vào kho, cập nhật sổ kho.
Ghi nhận bút toán kế toán:

Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng hoặc biên bản thu hồi hóa đơn, hạch toán giảm doanh thu và điều chỉnh giá vốn hàng bán.
Cách Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại
✅ Khi bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn như thông thường:

Nợ TK 111, 131… – Tổng số tiền khách thanh toán.

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 155, 156 – Hàng xuất kho.
✅ Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán ghi nhận giảm doanh thu và hoàn nhập giá vốn:

Nợ TK 511 – Giảm doanh thu bán hàng.

Nợ TK 3331 – Giảm thuế GTGT phải nộp.

Có TK 111, 112, 131 – Hoàn tiền hoặc giảm công nợ khách hàng.

Đồng thời hoàn nhập giá vốn:

Nợ TK 155, 156 – Nhập lại hàng hóa.
Có TK 632 – Giảm giá vốn hàng bán.
💡 Lưu ý:

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trả lại hàng hoặc biên bản thu hồi hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.
Việc ghi nhận giảm doanh thu và giá vốn cần được thực hiện ngay khi nhận hàng trả lại để tránh sai sót trong báo cáo tài chính.
Nếu hàng trả lại không thể nhập kho do hư hỏng, doanh nghiệp cần xử lý bằng cách ghi nhận vào chi phí khác.

2.6.2 Bán hàng tại các đơn vị giao ủy thác xuất khẩu
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng qua các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

Bên giao ủy thác xuất khẩu sau khi lựa chọn được đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu sẽ ký hợp đồng giao nhận xuất khẩu ủy thác.
Sau khi ký hợp đồng thì bên ủy thác sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ để chuyển hàng cho bên nhận ủy thác xuất khẩu.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì Thủ kho xuất hàng và ghi sổ kho.
Khi nhận được thông báo hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, được tính là hàng xuất khẩu thì kế toán lập hóa đơn GTGT với thuế suất thuế GTGT 0% và giao cho bên nhận ủy thác xuất khẩu. Đồng thời kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu.
Các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu sẽ do bên nhận ủy thác xuất khẩu nộp hộ và bên giao ủy thác sẽ thanh toán lại cho bên nhận ủy thác.
Khi thực hiện xong dịch vụ xuất khẩu thì bên nhận ủy thác sẽ phải chuyển lại toàn bộ chứng từ xuất khẩu cho bên ủy thác xuất khẩu kèm theo hóa đơn GTGT phản ánh hoa hồng ủy thác xuất khẩu.
Sau khi nhận đủ chứng từ của bên nhận ủy thác xuất khẩu giao bên ủy thác xuất khẩu sẽ tiến hành bù trừ các khoản phải thu và phải trả của hai bên.
Định khoản:

Khi xuất kho hàng hóa gửi đi nhờ xuất khẩu hộ
Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán.

Có TK 155, 156.

Khi bên nhận uỷ thác xuất khẩu thông báo hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan
Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 131 Chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác.

Có TK 511.

Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN ( 3332, 3333).

Ghi nhận giá vốn

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán.

Có TK 157 Hàng gửi đi bán.

Khi nhận được thông báo về số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt bên nhận ủy thác đã nộp hộ
Nợ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN (3332, 3333).

Có TK 111, 112 Trả tiền ngay cho đơn vị nhận ủy thác XK.

Có TK 338 (3388) Nếu chưa trả tiền ngay cho đơn vị nhận ủy thác XK.

Có TK 138 Ghi giảm số tiền đã ứng cho bên nhận ủy thác để nộp thuế.

Ghi nhận phí uỷ thác xuất khẩu trả cho bên nhận ủy thác
Nợ TK 641 Phí ủy thác xuất khẩu.

Nợ TK 1331 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Có TK 338(3388) Chi tiết đơn vị nhận ủy thác.

2.6.2 Bán Hàng Tại Các Đơn Vị Nhận Ủy Thác Xuất Khẩu
Xuất khẩu ủy thác là hình thức doanh nghiệp không trực tiếp xuất khẩu hàng hóa mà ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện. Trong giao dịch này, bên nhận ủy thác sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất khẩu, nộp thuế liên quan và nhận phí dịch vụ, trong khi bên giao ủy thác vẫn là chủ sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng được xuất khẩu thành công.

Quy Trình Bán Hàng Qua Đơn Vị Nhận Ủy Thác Xuất Khẩu
Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu:

Doanh nghiệp tìm đơn vị nhận ủy thác phù hợp và ký kết hợp đồng giao nhận xuất khẩu ủy thác.
Chuyển hàng cho đơn vị nhận ủy thác:

Bên ủy thác lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động nội bộ để chuyển hàng đến đơn vị nhận ủy thác.
Thủ kho xuất hàng và ghi nhận vào hàng gửi đi bán.
Bên nhận ủy thác hoàn thành thủ tục xuất khẩu:

Khi hàng đã thông quan, kế toán bên giao ủy thác lập hóa đơn GTGT với thuế suất 0% cho bên nhận ủy thác.
Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu.
Nộp thuế xuất khẩu và phí ủy thác:

Thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt sẽ do bên nhận ủy thác nộp hộ, sau đó bên giao ủy thác sẽ hoàn lại số tiền này.
Khi hoàn tất xuất khẩu, bên nhận ủy thác chuyển toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu cùng hóa đơn phí ủy thác cho bên giao ủy thác.
Hai bên đối chiếu công nợ, bù trừ khoản phải thu – phải trả.
Cách Hạch Toán Kế Toán
✅ Khi xuất kho hàng gửi đi nhờ đơn vị ủy thác xuất khẩu:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
Có TK 155, 156 – Xuất kho hàng hóa.
✅ Khi bên nhận ủy thác thông báo hàng đã xuất khẩu thành công:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 131 – Phải thu bên nhận ủy thác.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Có TK 333 (3332, 3333) – Thuế xuất khẩu phải nộp.
Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.
✅ Khi bên nhận ủy thác đã nộp thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt hộ doanh nghiệp:

Nợ TK 333 (3332, 3333) – Thuế phải nộp.
Có TK 111, 112 – Thanh toán ngay cho bên nhận ủy thác.
Có TK 3388 – Nếu chưa thanh toán ngay.
Có TK 138 – Nếu đã ứng trước tiền thuế cho bên nhận ủy thác.
✅ Khi ghi nhận phí ủy thác xuất khẩu phải trả cho đơn vị nhận ủy thác:

Nợ TK 641 – Chi phí ủy thác xuất khẩu.
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 3388 – Phải trả bên nhận ủy thác.
💡 Lưu ý Quan Trọng:

Hóa đơn GTGT xuất cho bên nhận ủy thác phải có thuế suất 0% nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện xuất khẩu.
Cần theo dõi kỹ công nợ giữa bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác để tránh sai sót khi quyết toán thuế.
Đảm bảo nhận đủ bộ chứng từ xuất khẩu từ bên nhận ủy thác để hoàn thiện hồ sơ kế toán.

2.6.3 Bán Hàng Tại Các Đơn Vị Nhận Ủy Thác Xuất Khẩu
Bán hàng thông qua đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu là hình thức mà doanh nghiệp ủy thác cho một bên trung gian thực hiện xuất khẩu hàng hóa. Đơn vị nhận ủy thác sẽ thay mặt doanh nghiệp xử lý các thủ tục xuất khẩu, nộp thuế, giao hàng cho đối tác nước ngoài và nhận hoa hồng dịch vụ.

Quy Trình Bán Hàng Qua Đơn Vị Nhận Ủy Thác Xuất Khẩu
Giao hàng cho bên nhận ủy thác xuất khẩu:

Sau khi ký hợp đồng giao nhận ủy thác xuất khẩu, bên ủy thác chuyển hàng kèm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ.
Kế toán theo dõi số lượng, chủng loại, phẩm chất hàng hóa.
Xuất khẩu hàng hóa:

Khi hàng xuất khẩu thành công, bên nhận ủy thác yêu cầu bên ủy thác xuất hóa đơn GTGT (thuế suất 0%) dựa trên bộ chứng từ xác nhận hàng xuất khẩu.
Bên nhận ủy thác xuất hóa đơn bán hàng cho khách nước ngoài và ghi nhận công nợ với bên ủy thác.
Tính thuế xuất khẩu và thanh toán công nợ:

Bên nhận ủy thác nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Sau khi xuất khẩu xong, bên nhận ủy thác gửi chứng từ xuất khẩu và xuất hóa đơn hoa hồng ủy thác cho bên ủy thác.
Hai bên thực hiện đối chiếu và bù trừ công nợ.
Hạch Toán Kế Toán
✅ Khi nhận hàng từ bên ủy thác xuất khẩu:

Theo dõi số lượng, phẩm chất, đối tượng thanh toán.
✅ Khi bán hàng xuất khẩu theo ủy thác:

Nợ TK 138 (1388) – Tổng số tiền phải thu của khách hàng nước ngoài.
Có TK 338 (3388) – Phải trả bên ủy thác xuất khẩu.
✅ Khi nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt:

Nếu bên ủy thác đã tạm ứng trước tiền thuế:
Nợ TK 338 (3388) – Giảm khoản đã tạm ứng.
Nếu bên ủy thác chưa tạm ứng tiền thuế:
Nợ TK 138 (1388) – Khoản thuế phải thu lại từ bên ủy thác.
Có TK 111, 112 – Tiền nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
✅ Khi ghi nhận doanh thu hoa hồng ủy thác xuất khẩu:

Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng số tiền thanh toán phí ủy thác.
Có TK 511 (5113) – Doanh thu cung cấp dịch vụ xuất khẩu.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
💡 Lưu ý Quan Trọng:

Doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu phải lưu trữ đầy đủ chứng từ xuất khẩu, hóa đơn GTGT và hợp đồng giao nhận ủy thác để đảm bảo hợp lệ khi quyết toán thuế.
Thuế GTGT cho hoạt động ủy thác xuất khẩu là 10% (dịch vụ trong nước), trong khi hàng hóa xuất khẩu có thuế suất 0% nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp lý.
Cần theo dõi công nợ chính xác giữa bên giao và bên nhận ủy thác để đảm bảo đối chiếu, thanh toán đúng hạn.

2.7 Bán Hàng Thông Qua Đại Lý Bán Đúng Giá Hưởng Hoa Hồng
Bán hàng qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là hình thức doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý nhưng vẫn giữ quyền sở hữu, bên đại lý chỉ đóng vai trò trung gian bán hàng và hưởng hoa hồng từ doanh thu bán hàng.

Quy Trình Bán Hàng Thông Qua Đại Lý Bán Đúng Giá
Xuất hàng gửi bán đại lý:

Doanh nghiệp xuất hàng và lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý hoặc hóa đơn GTGT (nếu đã xác định doanh thu).
Bên đại lý nhận hàng và theo dõi tồn kho.
Bán hàng cho khách hàng cuối cùng:

Bên đại lý xuất hàng cho người mua, lập hóa đơn GTGT.
Đồng thời ghi nhận công nợ phải trả cho bên giao đại lý.
Lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về doanh nghiệp giao đại lý.
Ghi nhận doanh thu và kê khai thuế:

Nếu hàng hóa bán ra có phiếu xuất kho gửi bán đại lý, doanh nghiệp giao đại lý lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo số hàng thực tế tiêu thụ.
Nếu hàng hóa xuất đi kèm hóa đơn GTGT, đại lý phải xuất hóa đơn trả lại hàng chưa bán để doanh nghiệp điều chỉnh số lượng hàng tồn.
Thanh toán và ghi nhận hoa hồng đại lý:

Bên nhận đại lý lập hóa đơn hoa hồng và gửi cho bên giao đại lý.
Doanh nghiệp chi trả hoa hồng cho đại lý và hạch toán chi phí.
Cách Hạch Toán Kế Toán
✅ Khi xuất hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
Có TK 155, 156 – Xuất kho hàng hóa.
✅ Khi đại lý bán hàng cho khách:

Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng số tiền khách thanh toán.

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.

Đồng thời ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 157 – Giảm hàng gửi đi bán.
✅ Khi thanh toán hoa hồng cho đại lý:

Nợ TK 641, 642 – Chi phí bán hàng/chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 131 – Số tiền thanh toán hoa hồng.
💡 Lưu ý:

Bên giao đại lý cần theo dõi kỹ số lượng hàng gửi – hàng đã bán – hàng tồn kho tại đại lý.
Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT ngay khi gửi hàng, bên đại lý phải lập hóa đơn trả lại cho hàng chưa bán.
Phí hoa hồng đại lý phải có hợp đồng, chứng từ hợp lệ để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Trong hoạt động kinh doanh, bán hàng là nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận doanh thu mà còn phải kiểm soát chặt chẽ công nợ, thuế, chiết khấu, hàng trả lại và các chính sách bán hàng khác để đảm bảo số liệu tài chính chính xác, minh bạch.

Mỗi hình thức bán hàng như bán hàng trong nước, xuất khẩu, ủy thác xuất khẩu, khuyến mại, chiết khấu thương mại, bán qua đại lý đều có những quy trình xử lý và cách hạch toán riêng, đòi hỏi kế toán viên phải hiểu rõ và áp dụng đúng theo quy định kế toán và thuế hiện hành.

Việc thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả doanh thu, công nợ, hàng tồn kho, mà còn góp phần tối ưu dòng tiền, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp.

💡 Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán bán hàng. Để cập nhật thêm thông tin và tài liệu hữu ích, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi!