Tổng hợp các công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải

Tổng hợp các công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải

Công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải đa phần cũng giống các lĩnh vực khác, có vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị kiểm soát, quản lý, sử dụng chi phí một cách hiệu quả. Kế toán Công ty vận tải, chi phí nhiên liệu chiếm phần lớn trong giá thành, việc xác định chi phí nhiên liệu trong tổng thể giá thành rất quan trọng khi quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Bài viết sau Văn bản kế toán sẽ hướng dẫn cụ thể các công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải bao gồm những công việc gì và hạch toán chi tiết.

1.Hướng dẫn cách lập định mức nhiên liệu trong đơn vị kinh doanh vận tải:

Trong lĩnh vực vận tải, chi phí nhiên liệu chiếm phần lớn trong giá thành, việc xác định chi phí nhiên liệu trong tổng thể giá thành rất quan trọng khi quyết toán thuế với cơ quan thuế . Về tỷ lệ chi phí nhiên liệu so với doanh thu thì tùy thuộc vào nhiều yếu tố như : 
+ Phương tiện : Loại xe, Tải trọng, Năm SX, Nước SX
+ Cung đường vận chuyển : đồng bằng, miền núi, đường sông…
+ Cự ly vận chuyển nhân viên hành chính nhân sự
+ Khối lượng hàng hóa vận chuyển.
+ Tính chất hàng hóa vận chuyển (V/c gỗ nhưng gỗ tròn sẽ khác với gỗ kiện hay gỗ xẻ thành phẩm; vận chuyển hàng đông lạnh, tươi sống khác với hàng khô )
Khi tiến hành lập định mức Nhiên liệu, vật liệu cho 1 phương tiện vận tải, thường thì ta căn cứ vào chính bản thân phương tiện đó và tính chất của cung đường mà trên đó, phương tiện này thực hiện vận chuyển .
Khi một phương tiện vận tải thực hiện công việc vận chuyển, căn cứ vào cự ly vận chuyển, khối lượng và tính chất hàng hóa vận chuyển, kết hợp với định mức nhiên liệu đã có, ta tính ra được lượng nhiên liệu mà phương tiện này sử dụng để thực hiện công việc, và lượng nhiên liệu đó là một phần trong giá thành cung cấp DV vận tải.Cự ly vận chuyển, khối lượng hàng V/c, tính chất hàng vận chuyển được căn cứ từ hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng . 
Ví dụ : Vận chuyển gỗ tròn từ Kontum đi Quảng Trị , số lượng : 178m3 … 
+ HH vận chuyển : gỗ tròn học xuất nhập khẩu online
+ Cự ly vận chuyển : KonTum – Quảng trị : xấp xỉ 750km
+ Khối lượng vận chuyển : 178 m3
+ Phương tiện vận chuyển : đầu kéo romooc, 

Từ đó, Chi phí nhiên liệu được tính như sau :
+ Xác định số chuyến vận chuyển : Khối lượng HH vận chuyển / Tải trọng phương tiện
+ Số KM xe chạy : số chuyến vận chuyển * cự ly vận chuyển * 2 (tính cả đi và về) + dự kiến số KM quay đầu phương tiện
+ Lượng nhiên liệu sử dụng : Số KM xe chạy * Định mức + hao hụt (do rơi vãi từ bơm rót, từ bảo trì, bảo dưỡng..)

2.Yêu cầu đối với công việc kế toán trong đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải

– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe

– Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh

– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa

– Theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh

3.Tài khoản và theo dõi chi phí trong doanh nghiệp vận tải

– Danh mục tài khoản

Thực hiện hạch toán chi phí, tính giá thành ở TK 154

– Đối tượng chi phí

Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh

4.Nghiệp vụ vận tải

a) Ghi nhận chi phí trực tiếp

– Chi phí xăng xe:

+ Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ

+ Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe

+ Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường

+ Hạch toán chi phí xăng: Nợ 154/Có 331, 111. (Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng)

Ngoài chi phí nhiên liệu chính, ta còn nhiên liệu phụ là dầu mỡ nhờn, dầu thắng … các loại này thường được thay thế định kỳ (trong điều kiện bình thường là 01 tháng và cũng có thể là sau một số chuyến cụ thể) , tùy thuộc vào từng loại xe mà khối lượng thay thế cũng khác nhau, bao nhiêu thì cần phải có tư vấn của bộ phận kỹ thuật hay lái phụ xe. 

– Chi phí lương lái xe: tiền lương lái phụ xe, tùy thuộc vào mỗi đầu phương tiện, cung đường vận chuyển, cự ly vận chuyển và tính chất hàng hóa vận chuyển mà mỗi đầu phương tiện có thể có 1, 2 hoặc 3 người đi kèm (2 lái, 1 phụ, hoặc cả 3 lái xe)
+ Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca

+ Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được

+ Hạch toán lương lái xe: Nợ 154/Có 334 chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe

– Chi phí SXC: nếu ít có thể ghi hết vào giá thành, nếu lớn thì phân bổ theo nhiên liệu sử dụng
+ Chi phí xăm lốp (nếu có): Cũng phải được định mức (theo số KM vận chuyển) 
+ Các khoản chi mua vật tư, phụ tùng thay thế, sửa chữa thường xuyên phương tiện
+ Các khoản chi bảo trì, bảo dưỡng (khăn lau, xà phòng, xăng, các hóa chất …)
+ Các khoản phí, lệ phí : giao thông, đường bộ, bến bãi, đăng kiểm, bảo hiểm…
+ Tiền lương bộ phận kỹ thuật, bộ phận điều độ
+ Chi phí dụng cụ, đồ nghề cho xưởng sửa chữa, cho bộ phận kỹ thuật
+ Chi sửa chữa thường xuyên cho nơi đậu đỗ phương tiện, xưởng sửa chữa .
+ Chi phí khấu hao .

– Hạch toán Chi phí sửa chữa trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe

– Định khoản: Nợ 154/Có 111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

– Chi phí khấu hao

+ Hạch toán trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng

+ Định khoản: Nợ 154/có 214 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

– Chi phí khác

+ Hạch toán Nợ 642,641 /Có 111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe, hay phân bổ cho từng hợp đồng

b) Ghi nhận doanh thu trực tiếp

– Phòng kế toán căn cứ vào Bảng lịch trình xe (đã được duyệt) để lập bảng kê chi tiết doanh thu và thu tiền của nhân viên lái xe

– Hạch toán: Nợ 111,112,131 / Có 513,3331 chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng

c) Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ

– Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán thông thường) – Không ghi nhận chi tiết

– Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng, hoặc từng đầu xe

d) Xác định kết quả kinh doanh

Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán:

Lãi lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ

5.Nghiệp vụ sửa chữa, bảo dưỡng

a) Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong công ty

– Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe

– Chi phí phụ tùng sửa chữa:

+ Khi mua về nhập kho

– Nợ 152/Có 331, 111, 112

+ Khi xuất dùng

– Nợ 154/Có 152

– Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa: Nợ 154/Có 334

– Chi phí khác: Nợ 642 /Có 331, 111, 112

– Doanh thu: Nợ 131, 111, 112/ có 512, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa

b) Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài công ty

– Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe

– Chi phí phụ tùng sửa chữa:

+ Khi mua về nhập kho

Nợ 152/Có 331, 111, 112

+ Khi xuất dùng

Nợ 154/Có 152

– Chi phí lương cho nhân viên sửa xe: Nợ 154/Có 334

– Chi phí khác: Nợ 642 /Có 331, 111, 112

– Doanh thu: Nợ 131, 111, 112/ có 513,3331, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa

6.Hạch toán một số nghiệp vụ chính:

a) Mua xăng dầu, nhiên liệu:

Nợ TK 152

Nợ TK 1331

Có TK 111,112,331

b) Xuất kho nhiên liệu cho xe:

Nợ TK 621 ( nếu QĐ 48 là TK 1541)

Có TK 152.

Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe:

– Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:

Nợ TK 141

Có TK 1111

– Cuối kỳ thanh lý HĐ khoán :

Nợ TK 621

Nợ TK 133

Có TK 141

– Kết chuyển toàn bộ chi phí nhiên liệutrong kỳ.

Theo QĐ 15:  Nợ TK 154

Có TK 621

Còn theo QĐ 48 thì khi xuất kho đã định khoản : Nợ TK 154

Có TK 152

c) Chi phí nhân công

– Tính lương lái xe:

Nợ TK 622 (TK 15412)

Có TK 334

– Trích BHXH, BHYT, BHTN:

Nợ TK 622 (TK 15412)

Có TK 3383

Có TK 3384

Có TK 3388

– Trả lương : Nợ TK 334

Có TK 1111,112

d) Chi phí khấu hao phương tiện (Khấu hao TSCĐ)

Nợ TK 627 (Nợ TK 15413)

Có TK 214 (

e) Chi phí khác:

Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)

Có TK111,112,331

g) Trích trước chi phí săm lốp

Khi mua hoặc sửa lốp : Nợ TK 142

Có TK 1111.1121

Phân bổ ( 12 tháng): Nợ TK 627 ( TK 15413)

Có TK 142

h) Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111,112

i) Doanh thu:

– Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:

Nợ TK 131, 111, 112

Có TK 511

Có TK 33311

– Nếu có chiết khấu, giảm giá :

Nợ TK 521

Nợ TK 33311

Có TK 111,112,131

– Cuối kỳ kết chuyển

+ Kết chuyển chi phí vào giá vốn :

Theo QĐ 15 (TT 200): Nợ TK 154

Có TK 621

Có TK 622

Có TK 627

+ Còn nếu theo QĐ 48 (TT 133) thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154.

K/c giá vốn : Nợ TK 632

Có TK 154

Nợ TK 911

Có TK 632

K/c doanh thu : Nợ TK 511

Có TK 911

K/c chi phí Quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 911

Có TK 642

Xác định kết quả KD :

Lỗ : Nợ TK 421

Có TK 911

Lãi : Nợ TK 911

Có TK 421

Trên đây là Tổng hợp các công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải, mong bài viết có ích cho bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!

>>>>Xem thêm: 09 công việc kế toán cần làm đầu năm 2020

Bài viết được biên soạn bởi Văn bản kế toán, mong rằng bài viết hữu ích với các bạn.

Để làm tốt các công việc kế toán thực tế các bạn có thể tham gia các khóa học kế toán thực hành tại trung tâm. Tham khảo bài viết Học kế toán ở đâu tốt nhất TPHCM để lựa chọn được địa chỉ học kế toán thực hành uy tín

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *