Sổ Nhật Ký Chung Là Gì? Cách Ghi Sổ Nhật Ký Chung

Doanh nghiệp cần ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh hàng tháng, hàng năm trong quá trình hoạt động kinh doanh vào sổ nhật ký chung. Bài viết sau Văn bản kế toán chia sẻ đến bạn đọc về Sổ nhật ký chung là gì? Cách ghi sổ nhật ký chung.

Sổ Nhật Ký Chung Là Gì? Cách Ghi Sổ Nhật Ký Chung

1. Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là sổ ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty dựa vào Bộ chứng từ kế toán (Gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc).

Sổ nhật ký chung được mở định kỳ 1 tháng 1 lần, tương ứng 12 lần/năm. Tuy nhiên, cũng có trường hợp doanh nghiệp chỉ mở sổ nhật ký chung 1 năm 1 lần. Chỉ cần theo dõi sổ nhật ký chung, bạn có thể nắm được trong một thời gian nhất định như tháng/quý/năm, doanh nghiệp phát sinh bao nhieu nghiệp vụ.

2. Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản nhất của sổ nhật ký chung là những nghiệp vụ và tài chính phát sinh trong công ty đều sẽ được ghi chép lại vào sổ một cách chi tiết nhất. Các thông tin sẽ được ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh trong sổ nhật ký chung. Điều này sẽ hỗ trợ rất lớn cho kế toán khi tổng hợp thông tin báo cáo lên quản lý.

Các thông tin được ghi chép trong sổ nhật ký chung theo từng kỳ sẽ là căn cứ để kế toán liệt kê vào sổ cái.

Có một số nghiệp vụ kế toán phát sinh lặp lại khá nhiều lần trong sổ nhật ký chung. Để tránh thông tin bị trùng lặp, kế toán khi lấy thông tin cần chọn lọc và chú ý cẩn thận.

3. Các loại sổ sử dụng trong hình thức nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau

– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Cái;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3.1. Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký đặc biệt có cách ghi chép tương tự sổ nhật ký chung. Loại sổ này được chia thành một số loại sổ riêng như: sổ nhật ký thu/chi tiền, sổ nhật ký mua/bán hàng.

Các doanh nghiệp hiện nay hầu hết kế toán bằng máy thay vì tay như trước đây. Do đó sổ nhật ký đặc biệt hầu như không được sử dụng nữa. Các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt sẽ không ghi lại vào sổ để tránh trùng lặp. Trường hợp này, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái.

3.2. Sổ cái

Sổ cái được sử dụng để ghi chép lại tòa bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và một niên độ kế toán. Việc này được thực hiện dựa trên các tài khoản kế toán đã được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Các số liệu được ghi chép, tổng hợp trên sổ cái phản ánh tình hình vốn, tài sản và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
– Ngày, tháng ghi sổ.
– Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi sổ.
– Nội dung của các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
– Sổ tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ/Có của từng tài khoản.

4. Hình thức ghi sổ nhật ký chung

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

– Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

– Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

5. Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung

Cột A: Ghi rõ ngày, tháng ghi sổ
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán
Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi vào Sổ cái
Cột G: Điền STT dòng của nhật ký chung
Cột H: Ghi rõ số hiệu của các Tài khoản ghi Nợ, ghi Có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Tài khoản Nợ ghi trước, ghi bên trái.
Tài khoản Có ghi sau, ghi bên phải.
– Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng
Cột 1: Ghi số tiền phát sinh của các tài khoản ghi Nợ
Cột 2: Ghi số tiền phát sinh của các tài khoản ghi Có

6. Các mẫu sổ nhật ký chung

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 2021

Đơn vị tính: Đồng

– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

– Ngày mở sổ:

Trên đây bài chia sẻ về Sổ nhật ký chung là gì? Cách ghi sổ nhật ký chung chi tiết và đầy đủ nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công việc kế toán của bạn.

>> Xem thêm:

• Các Loại Báo Cáo Nội Bộ Công Ty – Kế Toán Cần Biết
• Tổng Hợp Mẫu Công Văn Đề Nghị Phổ Biến Hiện Nay Và Cách Viết

Bài viết liên quan

Mẫu số 05 – VT theo thông tư 200 Mẫu 04 – VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo thông tư 200 Mẫu sổ chi phí sản xuất kinh doanh Khi nào bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn? Dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo thông tư 48/2019/TT-BTC Cách ghi chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn điện tử