Quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa và khóa sổ kế toán

Quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa và khóa sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian tại doanh nghiệp. Vì thế sổ sách kế toán là tài liệu rất quan trọng trong quá trình làm việc của một kế toán, và là cơ sở để kế toán lập ra các báo cáo kế toán phải lập của Doanh nghiệp trong năm..

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:

  • Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký, Sổ Cái
  • Sổ kế toán chi tiết: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

    Sổ nhật ký sổ cái
    Sổ nhật ký sổ cái

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

>>>Bài viết tham khảo: Cách ghi Bảng kê chi tiền theo thông tư 200

Có hai cách ghi sổ kế toán: Ghi bằng tay và ghi bằng máy vi tính và phải thực hiện đúng các quy tắc về sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hiện nay thì các Doanh nghiệp và các công ty chủ yếu sử dụng cách ghi sổ trên máy vi tính vì sự tiện lợi và nhanh gọn.

1. Trách nhiệm của người ghi sổ

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

2. Mở sổ

 Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

3. Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. dạy kế toán

Kỹ thuật ghi sổ:

  • Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định.
  • Số kiệu ghi trên sổ phải ghi rõ cắn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu.
  • Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng để tránh điền thông tin thêm vào;
  • Trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp; Khi chuyển sổ mà chưa kết thúc niên độ, cần ghi rõ ”cộng mang sang” ở trang trước và “cộng trang trước” ở trang sau.
  • Số tiền dương được ghi bằng mực xanh, số tiền âm(theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung.
  • Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định.

4. Khóa sổ

Khóa sổ thưởng được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế toán, giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả, trong một vài trường hợp, kế toán phải khóa sổ trong kỳ kế toán đẻ kết dư, kiểm tra số liệu.

Trước khi khóa sổ cần tiến hành ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu,…

Khi khóa sổ, kế toán tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác của số liệu, sau đó ghi bút toán khóa sổ – chuyển cột số dư tài khoản.

5. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán

Các sai sót thường gặp khi ghi sổ kế toán:

– Ghi sai các số liệu.

– Bỏ sót nghiệp vụ ngoài sổ được phát hiện

– Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên cùng một sổ.

– Ghi sai quan hệ đối ứng trên sổ.

a) Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: 

Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai.

Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): 

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: 

– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; 

– Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

– Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. 

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. 

Phương pháp ghi bổ sung: 

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

b) Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính 

– Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; 

– Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; 

– Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc“Phương pháp ghi bổ sung”. 

c) Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

>>>Xem thêm: Tất tần tật về BHXH tự nguyện mới nhất

Quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa và khóa sổ kế toán
5 (100%) 1 vote

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *