Mẫu 04/SS-HĐĐT – Hướng Dẫn Cách Lập Và Gửi Cho Cơ Quan Thuế

Mẫu số 04/ss-hđđt là mẫu được dùng trong trường hợp xuất hóa đơn điện tử có sai sót. Bài viết sau Văn bản kế toán hướng dẫn cách lập và gửi cho cơ quan thuế.

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là biểu mẫu dùng trong các trường hợp có sai sót về sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế.

2. Khi nào cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Doanh nghiệp cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT và nộp cho cơ quan thuế khi phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử hoặc thực hiện điều chỉnh, thay thế.
Lưu ý:
– Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể dùng để thông báo lỗi sai của 1 hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.
– Nếu sau khi đã gửi mẫu 04/SS-HĐĐT rồi mà lại phát hiện sai sót thì người bán vẫn phải gửi lại thông báo 04/SS-HĐĐT và xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

3. Mẫu 04/SS-HĐĐT nộp ở đâu?

Hiện nay, mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không cần phải nộp qua HTKK như các thông báo khác.

Ví dụ với hóa đơn điện tử Meinvoice của MISA, bạn truy cập vào phần Xử lý hóa đơn => Thông báo hóa đơn có sai sót, sau đó gõ số hóa đơn cần thông báo có sai sót cho cơ quan thuế, phần mềm sẽ tự động điền thông tin hóa đơn, bạn chỉ cần điền nốt các cột 7,8 về lựa chọn hủy hay điều chỉnh, thay thế và lý do là gì.

Hoặc trên phần mềm hóa đơn điện tử BKAV, thông báo 04/SS-HĐĐT được tích hợp trong phần hủy hóa đơn điện tử. Khi bạn thực hiện hủy hóa đơn, thông báo 04/SS-HĐĐT sẽ được lập và gửi tự động cho cơ quan thuế.

Với mỗi phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, cách nộp mẫu 04/SS-HĐĐT này sẽ có sự khác nhau.

4. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

5. Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Mẫu số: 04/SS-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-o0o——–

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

Kính gửi: (Cơ quan thuế)………………………………..

Tên người nộp thuế: …………. ………………………………………

Mã số thuế:…………………. …………………………………………..

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

STT	Mã CQT cấp	Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn	Số hóa đơn điện tử	Ngày lập hóa đơn	Loại áp dụng hóa đơn điện tử	Hủy/ Điều chỉnh/ Thay thế/ Giải trình	Lý do
1	2	3	4	5	6	7	8


Ghi chú: (2): Mã CQT cấp đối với hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT để trống,

…., ngày…tháng…năm…

NGƯỜI NỘP THUẾ

(Chữ ký số người nộp thuế)

6. Cách nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Hiện nay, mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không cần phải nộp qua HTKK như các thông báo khác.

Ví dụ, với hóa đơn điện tử meinvoice của MISA, bạn truy cập vào phần Xử lý hóa đơn => Thông báo hóa đơn có sai sót, sau đó gõ số hóa đơn cần thông báo có sai sót cho cơ quan thuế, phần mềm sẽ tự động điền thông tin hóa đơn, bạn chỉ cần điền nốt các cột 7,8 về lựa chọn hủy hay điều chỉnh, thay thế và lý do là gì.

Với mỗi phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, cách nộp mẫu 04/SS-HĐĐT này sẽ có sự khác nhau.

Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT

Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo

Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp thông báo 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

Ví dụ: Ngày 1/7, công ty X phát hành 1 hóa đơn và đã được cơ quan thuế cấp mã. Đến 10/08/2022, công ty X phát hiện hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh.

>> Doanh nghiệp X gửi thông báo 04/SS/HĐĐT đến cơ quan thuế muộn nhật là ngày 30/09 (nếu kê khai quý) hoặc ngày 31/08 (nếu kê khai tháng).

Trên đây bài chia sẻ về Mẫu 04/SS-HĐĐT chi tiết và đầy đủ nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công việc kế toán của bạn.

>>> Xem thêm: 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử