hóa đơn

Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng năm 2018

Căn cứ theo nguyên tắc lập hóa đơn GTGT, xác định thời điểm lập và trình bày hóa đơn theo biểu mẫu quy định là các công việc mà một kế toán cần làm khi lập một hóa đơn GTGT. Qua bài viết này, vanbanketoan.com sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn GTGT mới nhất.

Căn cứ theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi và bổ sung tại:

  • Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015
  • Một số điều khác tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Quy định về lập hóa đơn GTGT như sau:

1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

Đối tượng lập hóa đơn là các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa hoặc dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó:

– Người bán phải lập hóa đơn khi bán HH – DV, bao gồm cả các trường hợp HH – DV dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; HH – DV dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho NLĐ và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

– Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung NVKT phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số/ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống. Trường hợp hóa đơn tự in/ đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

+ Trường hợp: Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

+ Nếu lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ phải có đầy đủ tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.

+ Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

2. Thời điểm lập hóa đơn GTGT 

Thời điểm lập hóa đơn chính là thời gian được ghi ở dòng ” Ngày … Tháng… năm” khi các kế toán lập hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn GTGT phải đáp ứng theo ngành nghề và đối tượng cung ứng. Với mỗi  đối tượng khác nhau có các thời điểm chuyển giao cụ thể như sau:

+ Đối với bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

+ Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Căn cứ theo từng loại đối tượng, kế toán lập hóa đơn và từng thời điểm khác nhau.

hóa đơn gtgt

3. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn GTGT

Trên một biểu mẫu hóa đơn GTGT, các kế toán cần chỉnh lý các chỉ tiêu được trình bày trên hóa đơn theo đúng các hướng dẫn cụ thể sau đây:

– Dòng ” Ngày…tháng …năm “: Chính là thời điểm lập hóa đơn đã nêu ở trên.

+ Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

+ Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.

– Dòng “ Họ tên người mua hàng” : ghi đầy đủ họ và tên người mua, trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

– Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

– Dòng “Mã số thuế”: Viết MST của công ty đó.

– Dòng “Địa chỉ” : ghi địa chỉ ĐKKD.Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. 

+ Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

+ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu CN” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ DN và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.

+ Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.

+ Trường hợp đơn vị trực thuộc không có MST  thì ghi MST của trụ sở chính.

– Cột “ STT” : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng. Lưu ý: mặt hàng đầu tiên ghi là ” 01″, nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3.

– Cột “ Tên hàng hóa, dịch vụ” ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập. Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

– Cột “Đơn vị tính” : Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết đúng như vậy.

**Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơnkhông nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”” ( Theo khoản 2 – điều 5 của TT 119/2014/TT-BTC)

– Cột ” Số lượng“: ghi số lượng của hàng hóa bán ra.

– Cột ” Đơn giá” : viết giá bán chưa thuế

– Cột “ Thành tiền” ghi tổng giá trị của đơn giá x Số lượng. Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại.

** Chú ý: Gạch chéo tất cả các chỉ tiêu từ cột ” STT” đến Cột ” Thành Tiền”.

– Dòng “Cộng tiền hàng” là tổng cộng ở cột “thành tiền”.

– Dòng “Thuế suất” ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ ( 0%,5%, 10%). Trường hợp các mặt hàng có các mức thuế suất khác nhau phải được lập ra các hóa đơnkhác nhau. mặt hàng không chịu thuế kế toán gạch chéo “/”.

– Dòng ” Tiền thuế GTGT” được xác định = ” Cộng tiền hàng” x ” Thuế suất”. (không chịu thuế thì gạch chéo.)

– Dòng ” Tổng cộng tiền thanh toán” = ” Cộng tiền hàng” + ” Tiền thuế GTGT”

– Dòng ” Số tiền viết bằng chữ“: kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng ” Tổng cộng tiền thanh toán”

** Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

– Chỗ ” Người mua hàng” ký : ai là người đi mua hàng thì ký và ghi rõ họ tên. Trong trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơntại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

– Chỗ ” Người bán hàng” ký: Người lập hóa đơn sẽ ký vào đây.

– Chỗ ” Thủ trưởng đơn vị” ký : giám đốc công ty ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp giám đốc đi vắng không thể ký lên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền ủy nghiệm ký lên hóa đơn chứng từ cấp dưới (có thể là kế toán trưởng hay phó giám đốc) lúc này dấu sẽ được đóng trên góc tay trái của hóa đơn, ai được ủy quyền thì ký vào chỗ này.

Chúc các kế toán thành công!

>>>Xem thêm: Khóa học kế toán cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng năm 2018
5 (100%) 1 vote

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *